Unbezahlter Urlaub: Was Unternehmer steuerlich beachten müssen

Was zu beachten ist, erklärt Ecovis-Steuerberater und Sozialversicherungsexperte Andreas Islinger in München.

Unbezahlter Urlaub kann für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine willkommene Möglichkeit sein, persönliche Angelegenheiten zu regeln, sich zu erholen oder weiterzubilden. Aber was genau kommt auf Unternehmen zu, wenn sie Beschäftigten unbezahlten Urlaub gewähren?

Was ist unbezahlter Urlaub?

Nimmt ein Arbeitnehmer eine genehmigte Auszeit von der Arbeit und bekommt er während dieser Zeit kein Gehalt oder Lohn, ist das unbezahlter Urlaub. Die Dauer kann von einem Tag bis zu mehreren Monaten reichen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen diesen unbezahlten Urlaub untereinander vereinbaren. Ein gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers besteht nicht. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ob und wie lange er unbezahlten Urlaub gewährt.

Lohnsteuerrechtliche Beurteilung

Bei unbezahltem Urlaub von Beschäftigten ergeben sich keine lohnsteuerlichen Besonderheiten: Solange dem Mitarbeiter keine Lohnbestandteile zufließen, entsteht auch kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bekommt er jedoch während des unbezahlten Urlaubs Lohnbestandteile, zum Beispiel einen Firmenwagen, sind diese Zahlungen oder Vorteile weiterhin steuerpflichtig.

Da das Arbeitsverhältnis nur ruht und daher weiter fortbesteht, sind bei unbezahltem Urlaub in den Lohnzahlungszeitraum fallende Arbeitstage mitzuzählen, für die der Arbeitnehmer keinen Lohn bezogen hat. Der Arbeitgeber muss dann die Lohnsteuer nach diesem Lohnzahlungszeitraum berechnen und dabei die amtliche Monatslohnsteuertabelle zugrunde legen.

Besonderheit: Teillohnzahlungszeitraum

Besteht das Arbeitsverhältnis dagegen nicht während eines vollen Monats, sondern beginnt oder endet es im Laufe eines Monats, ist der in dieser Zeit bezogene Arbeitslohn auf die einzelnen Kalendertage umzurechnen. Die Lohnsteuer ergibt sich dann aus dem Betrag der Tageslohnsteuertabelle, multipliziert mit der Anzahl der Kalendertage.

Das ist dann der Fall, wenn der Zeitraum, für den der Arbeitnehmer Anspruch auf Arbeitslohn hat, kürzer ist als der übliche Lohnzahlungszeitraum. Dieser entspricht in der Regel einem Monat. Ein Beispiel: Ein Beschäftigungsverhältnis beginnt am 16. April. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer nur für die tatsächlich gearbeiteten 15 Tage im April (16. Bis 30. April) berechnen und damit die Tageslohnsteuertabelle multipliziert mit 15 Tagen berücksichtigen.

Abgrenzung Teillohnzahlungszeitraum – unbezahlter Urlaub

Ist ein Arbeitnehmer während eines Lohnzahlungszeitraums dauerhaft bei einem Arbeitgeber angestellt, wird der Lohnzahlungszeitraum durch ausfallende Arbeitstage, etwa wegen Krankheit, Mutterschutz oder unbezahltem Urlaub, nicht unterbrochen.

Während des unbezahlten Urlaubs besteht somit das Arbeitsverhältnis in rechtlicher Hinsicht unverändert fort. Lohn- und sozialversicherungsrechtlich löst ein unbezahlter Urlaub dadurch keinen Teillohnzahlungszeitraum aus. Es ruhen lediglich die gegenseitigen Hauptleistungspflichten, also die Pflicht des Arbeitnehmers zur Arbeitsleistung und die Pflicht des Arbeitgebers zur Entgeltzahlung.

Darf ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen, ist der für die verbleibenden Arbeitstage eines monatlichen Lohnzahlungszeitraums gezahlte (geringere) Arbeitslohn nach der Monatslohnsteuertabelle zu besteuern.

Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber

Die Aufzeichnungspflicht von unbezahltem Urlaub bleibt bestehen. Dabei ist ein unbezahlter Urlaub von mindestens fünf zusammenhängenden Arbeitstagen auf der Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto durch Eintragung des Buchstabens „U“ (Unterbrechung) zu vermerken. Die exakte Dauer der Unterbrechung muss der Arbeitgeber nicht vermerken.

Unbezahlter Urlaub in der Sozialversicherung

Bei pflichtversicherten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ändert sich im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs nichts. Sie bleiben weiter versichert und zahlen in dieser Zeit keine Beiträge. Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, endet das Beschäftigungsverhältnis aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht. Im Anschluss prüft die Krankenkasse, wie sich der Arbeitnehmer gegebenenfalls beitragspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung weiterversichern lässt.

Freiwillig versicherte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bleiben im ersten Monat ebenfalls versichert. Die Beitragshöhe ändert sich jedoch nicht, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber einen Zuschuss zahlt oder nicht. Ab dem zweiten Monat des unbezahlten Urlaubs gilt die Beschäftigung sozialversicherungsrechtlich als beendet. Der Beschäftige muss bei der Krankenkasse eine Anschlussversicherung für die Kranken- und Pflegeversicherung beantragen und die Beiträge gegebenenfalls selbst bezahlen. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, sind die Beiträge meist unverändert weiterzuzahlen.

„Um eine Lücke im Rentenkonto zu vermeiden, ist eine freiwillige Beitragszahlung in der gesetzlichen Rentenversicherung möglich“, erklärt Ecovis-Rentenberater Andreas Islinger in München.