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Falls Sie des öfteren Kundenanfragen per E-Mail erhalten, die sich ähneln, lohnt es sich, bestimmte Vorlagen in Ihrem Mailprogramm abzuspeichern, so dass Sie nur noch individuelle Parameter, etwa den Nachnamen, anpassen müssen, um eine schnelle und freundliche Antwort an den Kunden zu schicken. Das spart auf Dauer und je nach Anzahl der Anfragen viel Zeit! Und so geht's:
Für Microsoft Office Outlook 2003 und 2007:
- Gehen Sie im Menü oben links auf Datei. Im sich öffnenden Menü klicken Sie dann auf Neu und E-Mail-Nachricht.
- In dieser neuen Nachricht tippen Sie jetzt den gewünschten Vorlagen-Text ein.
- Dann klicken Sie oberen im Menüpunkt Datei auf Speichern unter.
- Ein neues Fenster öffnet sich. Hier stellen sie im unteren Auswahlbereich Dateityp "Outlook-Vorlage" ein.
- Benennen Sie die Vorlage mit einem möglichst einfachen und verständlichen Namen im Feld "Dateiname".
- Wählen Sie sich einen Speicherort aus, zu dem Sie mit relativ wenig Mausklicks gelangen.
- Danach wählen Sie einen klicken dann auf den Button Speichern.
- Nun haben Sie sich eine Vorlage erstellt. Um diese Vorlage zu verwenden, klicken Sie im oberen Menü auf "Extras" auf den Unterpunkt "Formulare" und dort auf "Formular (aus)wählen".
- Im neu geöffneten Fenster wählen Sie unter "Suchen in" Vorlage im Dateisystem aus. Klicken Sie sich zu Ihrem Speicherort durch, wählen Sie die gespeicherte Vorlage aus und klicken Sie dann auf Öffnen. Jetzt können Sie in der Vorlage arbeiten und müssen nur die individuellen Parameter anpassen.
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