Bewirtung von Arbeitnehmern – Teil 1

Wenn ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer bewirtet, kann dies sehr unterschiedliche steuerliche Auswirkungen haben. Es ist zu differenzieren, ob es sich

• um eine arbeitstägliche Bewirtung in einer firmeneigenen Kantine,
• um eine Bewirtung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit,
• um eine Geschäftsfreundebewirtung,
• um ein Arbeitsessen oder
• um eine Bewirtung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung handelt.

Daher sollte sich der Arbeitgeber bereits im Vorfeld Gewissheit darüber verschaffen, welcher konkrete Veranlassungszusammenhang der Bewirtung zugrundezulegen ist.

Grundsätzlich handelt es sich bei den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Speisen und Getränke um steuerlich nicht abzugsfähige Kosten der Lebensführung. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten ganz oder teilweise übernimmt oder wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer diese Aufwendungen erstattet, handelt es sich grundsätzlich um Arbeitslohn, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Das deutsche Steuerrecht ist jedoch außerordentlich kompliziert und von einer Vielzahl von Ausnahmen durchsetzt, was bei der Bewirtung von Arbeitnehmern besonders deutlich wird.

Bewirtung in der firmeneigenen Kantine

Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern arbeitstäglich ein kostenloses oder verbilligtes Mittagessen gewährt, entsteht immer dann ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil, wenn das Entgelt des Arbeitnehmers die amtlichen Sachbezugswerte (2011: 1,57 Euro für ein Frühstück und 2,83 Euro für ein Mittag- oder Abendessen, ab 01.01.12 unverändert 1,57 Euro für ein Frühstück und 2,87 für ein Mittag- oder Arbeitsessen) unterschreitet. Die tatsächlichen Kosten für die Zubereitung der Mahlzeit spielen für die Bewertung des geldwerten Vorteils keine Rolle.

Bewirtung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Wenn ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit - also während einer Dienstreise, Fahrtätigkeit bzw. Einsatzwechseltätigkeit - bewirtet, kommen die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen zur Anwendung. In diesem Zusammenhang handelt es sich nur dann um lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die Aufwendungen für die übliche Beköstigung der Arbeitnehmer die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge in Höhe von 6, 12 bzw. 24 Euro - abhängig von der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte - übersteigen. Trägt der Arbeitgeber höhere Aufwendungen oder erstattet er höhere Beträge, kann der Anteil, der die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge übersteigt, nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 25% pauschal versteuert werden. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden. Diese Art der Pauschalversteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus

Geschäftsfreundebewirtung

Ganz anders sieht es hingegen aus, wenn der Arbeitnehmer an der Bewirtung eines Geschäftsfreundes teilnimmt. Immer dann, wenn ein Arbeitgeber einen oder mehrere Geschäftsfreunde bewirtet, handelt es sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern um eine Zuwendung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Daher muss in derartigen Fällen weder eine Lohnversteuerung noch eine Verbeitragung zur Sozialversicherung durchgeführt werden.

Arbeitsessen

Wenn es sich bei den bewirteten Personen ausschließlich um eigene Arbeitnehmer und nicht um betriebsfremde Personen bzw. Geschäftsfreunde handelt, liegt ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers regelmäßig nicht vor. Es handelt sich dem Grunde nach um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Bewertungsmaßstab ist hierbei der ortsübliche Endpreis am Abgabeort, also die tatsächlichen Kosten einschließlich Umsatzsteuer. Soweit der hierbei entstehende geldwerte Vorteil zusammen mit anderen steuerpflichtigen Sachbezügen, die mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort bewertet werden, die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 Euro nicht übersteigt, braucht nach Maßgabe von § 8 Abs 2 Satz 9 EStG weder eine Lohnversteuerung noch eine Verbeitragung zur Sozialversicherung durchgeführt zu werden.

Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz

Nach höchstrichterlicher BFH-Rechtsprechung handelt es sich bei einem Arbeitsessen dann nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern um eine Zuwendung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers, wenn dieses Arbeitsessen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt wird. Ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz liegt immer dann vor, wenn ein besonderes Ereignis eintritt, welches nicht der betrieblichen Routine zuzuordnen ist (z.B. EDV-Umstellung, Schadensereignisse durch Feuer oder andere Naturereignisse, nicht jedoch in Zusammenhang mit normalen Überstunden). Auch wenn sich leitende Angestellte in regelmäßigen Abständen zu gemeinsamen Besprechungen oder Konferenzen zusammenfinden, liegt kein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz vor.

In derartigen Fällen handelt es sich dem Grunde nach stets um lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Soweit die dem einzelnen Arbeitnehmer zuzurechnenden geldwerten Vorteile aus Sachzuwendungen die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 Euro nicht übersteigen, können sowohl eine Lohnversteuerung als auch eine Verbeitragung zur Sozialversicherung unterbleiben.

Weitere ausführliche Informationen zu Betriebsveranstaltungen und den Besonderheiten beim Frühstück lesen Sie in der nächsten Newsletter-Ausgabe.

Quelle: Diplom-Finanzwirt (FH) Volker Hartmann, Hamburg