Was passiert im Rechnungswesen? – Tagung Digitales Rechnungswesen in Berlin warf Blick in die nahe Zukunft

Am 4. April fanden sich rund 80 Fachkräfte aus dem Rechnungswesen im Mercure Hotel MOA in Berlin Moabit ein, um den vier Vorträgen zum digitalen Rechnungswesen zu lauschen und sich untereinander sowie mit den Referenten über die Zukunft ihres Fachgebiets auszutauschen. Dabei konnten auch alle spezifischen Fragen der Teilnehmer durch die Vielfalt an Kompetenzen beantwortet werden.

Vier Referenten sprachen vor rund 80 Teilnehmern

Entspanntes Get-together und geballte Expertise

Schon am Vorabend der Tagung hatten sich einige Teilnehmer gemeinsam mit den Referenten im Kaminraum des Mercure Hotel MOA in Berlin versammelt, um die spannendsten Fragen bei leckeren Snacks und Getränken in entspannter Atmosphäre zu diskutieren.

Die Tagung des Verlag Dashöfer hielt auch dieses Mal einiges an Neuem und Wissenswertem bereit. Die Vorträge von Steuerrechtsexperte, Dozent und Unternehmensberater Dirk J. Lamprecht, Michael Burke – stellvertretender Leiter Finance & Tax bei der Bertelsmann Stiftung –, dem erfahrenen Steuerfahnder Bernhard Lindgens vom Bundeszentralamt für Steuern in Bonn und dem stellvertretenden Verlagsleiter des Verlag Dashöfer Andreas Dobberstein beleuchteten die kommenden Veränderungen im Rechnungswesen aus unterschiedlichen Pespektiven und brachten die Teilnehmer auf den neuesten Stand bezüglich Verfahrensdokumentation, IKS, Tax Compliance und e-Rechnungen.

Vier Vorträge – vier Perspektiven

Die Tagung eröffnete Dirk J. Lamprecht mit einem Überblick über die aktuellen Veränderungen im Rechnungswesen – von e-Rechnungen und ZUGFeRD über die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation bis zu den Prinzipien und Vorteilen eines Internen Kontrollsystems für Steuern, dem Steuer-IKS. Das aus diesen Komponenten Verfahrensdokumentation und IKS gebildete Tax Compliance Management System, so das Fazit, sei existenzsichernd für jedes Unternehmen. Sowohl für die Tagungsgäste als auch andere Interessierte bietet sich die Gelegenheit, sich mit 10 % Rabatt noch einmal intensiv mit dem Thema Tax Compliance auseinanderzusetzen, in Berlin schon am 30. April. Arne Schulze vermittelt Ihnen dort, wie Sie das Tax Compliance System erfolgreich einsetzen, um Haftungsrisiken und strafrechtliche Risiken zu vermeiden.

Genau das hat Michael Burke schon erfolgreich getan. Er präsentierte in seinem Vortrag die praktischen Erfahrungen, die die Bertelsmann Stiftung bei der Umstellung auf e-Rechnungen und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sammelte. Aus seinem Erfahrungsschatz konnte Michael Burke zudem berichten, dass das Erstellen einer Verfahrensdokumentation zwar aufwendig sei, jedoch in mehrfacher Hinsicht Vorteile für das Unternehmen berge. So führe die Betrachtung und Dokumentation der Prozesse auch dazu, dass anschließend eine Verschlankung selbiger vornehmbar sei, was zu mehr Effizienz und Sicherheit im Unternehmen führe, während gleichzeitg auch die Compliance verbessert werde.

Aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieb Bernhard Lindgens die aktuellen Anforderungen an das Rechnungswesen von Unternehmen. Die Verfahrensdokumentation fand nicht nur 1991 die erste Erwähnung in BMF-Schreiben, sie ist auch unbedingt notwendig, um die formalen Aspekte, auf die es bei einer Prüfung mehr und mehr ankommt, zu erfüllen und so einen großen Risikofaktor zu minimieren. Fachkundig beschrieb der Referent, was in einer Verfahrensdokumentation aus Sicht des Prüfers unbedingt beinhaltet sein muss und welche Aspekte aus Prüfersicht keine Rolle spielen.

Ein besonderes Augenmerk legte Lindgens zudem auf das Format der XRechnung. Denn laut der E-Rechnungs-Gesetz vom 4. April 2017 und E-Rechnungs-Verordnung vom 18. Oktober 2017 sind ab dem 27. November alle öffentlichen Aufgraggeber zur Annahme und Verarbeitung ausschließlich elektronischer Rechnungen verpflichtet. Die Auswirkungen dieser Änderung finden häufig viel zu wenig Beachtung.

XRechnung: Format der Zukunft

Denn zum neuen Standardformat wird damit laut Lindgens in naher Zukunft das Format XRechnung. Ein Format, das aufgrund seiner Konformität zur Europäischen Norm 16931 nicht nur von der öffentlichen Hand zur Anwendung kommt, sondern damit auch in allen Unternehmen Verwendung finden wird, die geschäftlich mit der Verwaltung zu tun haben. Sollten diese Unternehmen wiederum nur ein einziges Rechnungsformat verwenden wollen, würde sich XRechnung wohl schnell zum weitverbreiteten Standardformat für alle entwickeln.

Einen Überblick darüber, wie ein internes Steuerkontrollsystem im eigenen Unternehmen eingeführt und wirkungsvoll und effizient betrieben werden kann, gab Andreas Dobberstein mit der Vorstellung eines auch im Verlag verwendeten Software-Tools, das die Rollen und Aufgaben aller Mitarbeiter klar definiert und durch seine Funktionen eine zuverlässige und einfache Anpassung und Aktualisierung bei Veränderungen von Prozessen oder Personenkonstellationen ermöglicht.

Alle Teilnehmenden konnten also einiges an neuem Wissen mit zurück in Ihre Firmen nehmen, genauso eine Liste mit Punkten, deren Umsetzung unumgänglich ist, will man die Weichen im Unternehmen für das digitale Rechnungswesen der Zukunft richtig stellen. Für alle, die bei dieser Umsetzung noch Unterstützung benötigen, bietet der Verlag Dashöfer im Bereich digitales Rechnungswesen, nicht nur Seminare zum Tax Compliance oder elektronischen Rechnungen, sondern auch einen praxisnahen Workshop zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.