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Reisekostenerstattungen des Arbeitgebers bei Monteuren im Außendienst

28.02.2022  — Volker Hartmann.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Viele Arbeitgeber im Servicebereich erstatten ihren Arbeitnehmern, die bei Kunden vor Ort tätig sind, Fahrtkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen. In diesem Zusammenhang treten immer wieder Zweifelsfragen und lohnsteuerliche Probleme auf, die hier im Rahmen einer kurzen Fallstudie dargestellt werden sollen.

Fahrtkosten

Die Arbeitnehmer fahren arbeitstäglich zunächst von zuhause mit dem eigenen PKW in den Betrieb, um von dort mit dem firmeneigenen Werkstattwagen die Kunden aufzusuchen. In diesem Zusammenhang stellt sich regelmäßig die Frage, in welcher Höhe der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Fahrtkosten für die Anfahrt mit dem eigenen PKW erstatten kann und ob diese Reisekostenerstattung steuerfrei ist oder der Lohnversteuerung unterworfen werden muss. Aufgrund der stark gestiegenen Kraftstoffkosten möchten viele Arbeitgeber darüber hinaus höhere Beträge als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge erstatten.

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Die lohnsteuerliche Würdigung

Zunächst einmal kann der Arbeitgeber im hier vorliegenden Fall keine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen erstatten, weil es sich hier bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nicht um Reisekosten handelt. Monteure und Servicemitarbeiter im Außendienst haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb, weil der wesentliche Teil der Arbeitsleistung sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht vor Ort bei den Kunden des Arbeitgebers und nicht direkt und unmittelbar im Betrieb erbracht wird.

Sammelpunktregelung

Weil die Arbeitnehmer regelmäßig arbeitstäglich vor Aufnahme ihrer Tätigkeit denselben Ort aufsuchen, kommt nach Maßgabe von § 9 Absatz 1 Nr. 4a EStG die sog. Sammelpunktregelung zum Ansatz. Die Arbeitnehmer haben in tatsächlicher Hinsicht keine erste Tätigkeitsstätte, werden aber steuerlich so behandelt, als hätten sie eine erste Tätigkeitsstätte. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb keinen Fahrtkostenzuschuss nach Reisekostengrundsätzen gewähren kann, sondern lediglich im Rahmen der Entfernungspauschale.

Der Arbeitgeber kann entsprechend keinen steuerfreien Betrag in Höhe von 0,30 Euro pro tatsächlich gefahrenen Kilometer erstatten, sondern lediglich steuerpflichtig in Höhe von 0,30 bzw. 0,35 Euro ab dem 21. km pro Entfernungskilometer.

Auch wenn der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb hat, werden die Fahrten in den Betrieb wie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte behandelt. Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss, ist dieser grundsätzlich steuerpflichtig und muss mit einem Steuersatz von 15% pauschalversteuert werden.

Wenn der Arbeitgeber höhere Beträge erstatten möchte, kann der den gesetzlich zulässigen Höchstbetrag in Höhe von 0,30 Euro bzw. 0,35 Euro übersteigende Anteil nicht pauschalversteuert werden. Der übersteigende Anteil muss entsprechend mit dem persönlichen Steuersatz des Arbeitnehmers versteuert und der Sozialversicherung unterworfen werden.

Echte Fahrtkostenerstattungen

Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern echte Fahrtkosten im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährt, z.B. weil der Arbeitnehmer Fahrten vom Betrieb zum Kunden vor Ort mit seinem eigenen PKW durchführt, beläuft sich der gesetzlich zulässige Höchstbetrag derzeit immer noch unverändert auf 0,30 Euro pro tatsächlich gefahrenen Kilometer. Wenn der Arbeitgeber höhere Beiträge erstattet als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, ist eine Aufteilung in einen steuerfreien und einen steuerpflichtigen Anteil durchzuführen. Der steuerpflichtige Anteil kann nicht pauschalversteuert werden, sondern ist der Regelversteuerung und der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen.

Verpflegungsmehraufwendungen

Der Arbeitgeber kann seinen im Außendienst tätigen Arbeitnehmern Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge erstatten. Hierbei ist zu beachten, dass bei den Mindestabwesenheitszeiten die Zeit vom Verlassen des Betriebs bis zur Rückkehr an den Betrieb zugrunde zu legen ist, wenn der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb hat.

Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Gelegentlich werden die Arbeitnehmer vom Auftraggeber, also von den Kunden des Arbeitgebers, vor Ort beköstigt. Fraglich ist nun, ob hierbei eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt und die vom Arbeitgeber gewährten Verpflegungsmehraufwandspauschalen entsprechend zu kürzen sind.

In diesem Zusammenhang kommt es auf die jeweilige vertragliche Gestaltung des Arbeitgebers mit seinem Auftraggeber an. Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers liegt nach Maßgabe von § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit auf Veranlassung des Arbeitgebers bewirtet wird. Liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor, sind die die gewährten Verpflegungsmehraufwandspauschalen um jeweils 20% für ein Frühstück und in Höhe von 40% für ein Mittag- bzw. Abendessen zu kürzen, also in Höhe von 5,60 Euro bzw. 11,20 Euro. Bemessungsgrundlage ist hierbei stets die höchste Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 28 Euro.

Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Kunden

Im Regelfall ist davon auszugehen, dass keine vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber als Auftragnehmer und dem Kunden als Auftraggeber abgeschlossen werden. In diesem Fall liegt regelmäßig keine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor, weil der Arbeitgeber nicht direkt und unmittelbar tätig geworden ist. Der Arbeitgeber hat nämlich den Kunden nicht damit beauftragt, seine Arbeitnehmer zu bewirten.

Wurde jedoch eine Vereinbarung getroffen, wie es z.B. bei größeren gelegentlich Projekten der Fall ist, liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor. In diesem Fall ist der Arbeitgeber aktiv tätig geworden, weil er seinen Kunden im Rahmen der Vereinbarung quasi beauftragt hat, seine Arbeitnehmer zu beköstigen. In diesem Fall sind die gewährten Verpflegungsmehraufwandspauschalen entsprechend zu kürzen.

Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers

Eine Bewirtung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt in derartigen Fällen nicht vor. Eine Bewirtung im Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers kommt lediglich in Ausnahmefällen in Betracht, in denen ein sog. außergewöhnlicher Arbeitseinsatz vorliegt.

Der Autor:

Volker Hartmann

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Volker Hartmann.

Bild: davidlee770924 (Pixabay, Pixabay License)

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