Reisekosten oder Entfernungspauschale - der feine steuerliche Unterschied

Insgesamt zählen zu den steuerbegünstigten Reisekosten die Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und sonstige Reisekosten, die durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit eines Arbeitnehmers oder Unternehmers entstehen. Ob der Arbeitgeber die Reisekosten erstattet oder der reisende Arbeitnehmer bzw. Unternehmer diese als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend macht, in jedem Fall sind detaillierte Belege und Aufzeichnungen beizubringen. Seit der Neuregelung des Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 kommt dabei der gesetzlichen Definition der ersten Tätigkeitsstätte eine zentrale Bedeutung zu. Sie ersetzte den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist ausschlaggebend dafür, ob steuerlich entweder die Entfernungspauschale oder Reisekosten abgerechnet werden dürfen.

Fahrtkosten: Entfernungspauschale oder Reisekosten?

Entscheidend für die Abzugsfähigkeit ist die Klärung, ob es sich um Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte handelt oder möglicherweise zu weiteren Arbeitsorten. Für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann lediglich die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer für den einfachen Weg zur Arbeit geltend gemacht werden. Bei Fahrten zu weiteren Tätigkeitsstätten können hingegen die tatsächlichen Aufwendungen, also in der Regel Hin- und Rückfahrt, für das genutzte Beförderungsmittel oder pauschalierte Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz angesetzt werden. Diese betragen je gefahrenem Kilometer 0,30 Euro für PKW bzw. 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge. Für Fahrräder gibt es allerdings keine pauschalen Kilometerbeträge mehr. Grundsätzlich kann es pro Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte geben, die normalerweise vom Arbeitgeber festgelegt wird. Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, so sind bestimmte Prüfkriterien für die Bestimmung heranzuziehen. Kommen mehrere Orte in Betracht und trifft der Arbeitgeber keine entsprechende Entscheidung, so sieht das Gesetz die der Wohnung örtlich am nächsten liegende als erste Tätigkeitsstätte an. Diese Regelung entspricht dem Meistbegünstigungsprinzip, da sie unter verschiedenen steuermindernden Aspekten (eigener PKW oder Dienstwagen) die günstigste Regelung für den Arbeitnehmer darstellt.

Beispielhafte Sonderfälle

Es gibt zahlreiche Arbeitnehmer, für die zwar keine bestimmte Tätigkeitsstätte vorliegt, die aber dennoch dauerhaft arbeitstäglich zu einem definierten Ort fahren müssen. Dazu zählen u. a. Bus- oder LKW-Fahrer, die ihr Fahrzeug an einer bestimmten Stelle, die in aller Regel der Arbeitgeber festgelegt hat, in Empfang nehmen. Für sie gilt dieser Übergabeort, wie etwa ein Busbahn- oder Betriebshof, dann als erste Tätigkeitsstätte, weil sich der Fahrer auf die täglichen Fahrten einstellen kann. Für die Abrechnung der Fahrtkosten zu diesen Einsatzstätten kommt nur die Entfernungspauschale infrage. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass bei ständig wechselnden Orten die tatsächlichen Fahrtkosten unbeschränkt steuerlich geltend gemacht werden können. Vergleichbares gilt für Arbeitnehmer, die in einem weiträumigen Arbeitsgebiet tätig sind, wie beispielsweise in einem Hafengelände oder Zustellungsbereich. Der Fahrtkostenabzug für den Weg von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Arbeitsgebiet ist dabei auf die Entfernungspauschale begrenzt. Für sämtliche Fahrten innerhalb dieses Gebietes können dagegen alle gefahrenen Kilometer unbeschränkt abzugsfähig sein.

Verpflegungspauschalen

Wer beruflich unterwegs ist, kann in Abhängigkeit von der Abwesenheitsdauer Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. So erhalten Arbeitnehmer bei einer Abwesenheit ab 8 Stunden 12 Euro. 24 Euro können für Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit abgerechnet werden. Für An- und Abreisetage dürfen ohne Mindestabwesenheitsnachweis jeweils 12 Euro in Ansatz gebracht werden.

Übernachtungs- bzw. Unterkunftskosten bei längerer Abwesenheit

Muss ein Arbeitnehmer beruflich auswärts übernachten, sind für eine kurzfristige Tätigkeit die tatsächlichen Kosten voll abzugsfähig. Dabei ist darauf zu achten, dass u. a. wegen der umsatzsteuerlichen Behandlung von Beherbergungsleistungen möglichst getrennte Belege für die reine Übernachtung und sonstige Leistungen, wie etwa Frühstück, ausgestellt werden. Wird aus beruflichen Gründen ein längerer Auswärtsaufenthalt notwendig, können die Kosten für die Unterkunft in Hotel oder Wohnung ebenfalls steuerentlastend geltend gemacht werden. Voraussetzung ist u. a., dass die Tätigkeit an einem Ort stattfindet, der nicht die erste Tätigkeitsstätte ist. Nach 48 Monaten sind die Aufwendungen – vergleichbar den pauschalierten Kosten für eine doppelte Haushaltsführung – nur noch bis zu einer Höhe von 1.000 Euro zu berücksichtigen.

Sonstige Reisekosten

Dazu gehören beispielsweise die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Gesprächspartner. Auch Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Veranstaltungen sowie Straßenbenutzungs- und Parkplatzgebühren gelten als sonstige Reisekosten.

Fazit

Die korrekte Einordnung und die steuerliche Bewertung von Reisekosten mit ihren unterschiedlichen Facetten ist ein kompliziertes Konstrukt, das aber reichlich Sparpotential beinhaltet. Deshalb empfiehlt es sich, um die steuermindernden Möglichkeiten ausschöpfen zu können, einen qualifizierten Berater einzuschalten.