Rechtsgrundlage für die Bescheinigung des Großbuchstabens „M“

Übergangsregelung

Ausnahmsweise ist bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen für eine Übergangszeit eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich. Diese Übergangsregelung war zunächst bis 31.12.15 befristet und ist danach mehrfach verlängert worden.

Die Übergangsregelung kommt immer dann zum Tragen, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die nach § 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen nach § 4 Absatz 3 LStDV eine andere Aufzeichnung der gewährten Reisekostenvergütungen als im Lohnkonto zugelassen hat.

Grundsätzlich sind im Lohnkonto alle vom Arbeitgeber gewährten Lohnbestandteile auszuweisen. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnbestandteile in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.

Bei vielen Arbeitgebern sind Lohn- und Gehaltsabrechnung und Reisekostenabrechnung organisatorisch getrennt. Dabei fließen die Ergebnisse der Reisekostenabrechnung oft nicht in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein. Um die Arbeitgeber organisatorisch zu entlasten hat der Gesetzgeber bereits vor langer Zeit eine Sonderregelung in § 4 Absatz 3 LStDV aufgenommen.

Danach kann das Betriebsstättenfinanzamt bei Arbeitgebern, die für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden – auf entsprechenden Antrag – Ausnahmen bei der Aufzeichnung steuerfreier Bezüge im Lohnkonto zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist.

In der lohnsteuerlichen Praxis bedeutet dies, dass Arbeitgeber, die aufgrund der o.g. Sonderregelung nach entsprechender Erlaubnis des Betriebsstättenfinanzamtes nicht dazu verpflichtet sind, die gewährten steuerfreien Reisekostenvergütungen im Lohnkonto aufzuzeichnen, auch nicht dazu verpflichtet sind, den Großbuchstaben „M“ im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Sinn und Zweck des Großbuchstabens „M“

Die Finanzverwaltung möchte mit der Aufzeichnungspflicht des Großbuchstabens „M“ vermeiden, dass Arbeitnehmer, die bei einer Auswärtstätigkeit von ihrem Arbeitgeber im Rahmen einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers kostenlose Mahlzeiten erhalten haben, bei ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung ungerechtfertigte Werbungskosten geltend machen können.

Die Aussagekraft des Großbuchstabens „M“ ist jedoch vergleichsweise gering. Zum einen besagt der auf der Lohnsteuerbescheinigung eingedruckte Großbuchstabe „M“ lediglich, dass der Arbeitnehmer an einem oder an mehreren Tagen des Jahres ein kostenloses Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber erhalten hat. Eine konkrete Aussage, in welchem Umfang ein Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhalten hat, liefert der Großbuchstabe „M“ jedoch nicht.

Aufgrund der oben dargestellten Aufzeichnungserleichterungen braucht der Großbuchstabe „M“ daher oft nicht aufgezeichnet zu werden. Deshalb kann das Finanzamt bei der Bearbeitung von Steuererklärungen nur ein Einzelfällen und damit nicht flächendeckend und nicht zuverlässig überprüfen, ob ein Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber im Rahmen einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers eine kostenlose Mahlzeiten erhalten hat oder nicht.

BMF-Schreiben vom 27.09.17

Mit BMF-Schreiben vom 27.09.17 hat das Bundesfinanzministerium die Rahmenbedingungen für die Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen ab 2018 geregelt.

In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass der Großbuchstabe „M“ grundsätzlich im Lohnkonto und entsprechend in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen ist, wenn eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt. Die Eintragung im Lohnkonto hat unabhängig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt, der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 a EStG pauschal besteuert hat.

Auslaufen der Übergangsregelung zum 31.12.18

Nachdem die zur programmtechnischen Umsetzung gewährte Übergangsregelung bereits zweimal verlängert worden ist, wird darauf hingewiesen, dass diese endgültig zum 31.12.18 ausläuft.

Daher ist ab 01.01.19 zwingend und ohne Ausnahmeregelung der Großbuchstabe „M“ einzutragen, wenn eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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