Protokollführung für Betriebsräte – Teil 9

11.06.2018  — Brigitte Graf.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Unsere Fachautorin Brigitte Graf gibt Ihnen in unserer Fachartikel-Reihe Richtlinien für eine gute Protokollführung an die Hand. Zücken Sie die Stifte!

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Tipps zur Protokollsprache

Grundregeln

Wie die Protokollsprache eingesetzt wird, ist entscheidend davon abhängig, welche Protokollart gewählt wurde. Für alle Protokollarten gilt, dass das gesprochene Wort etwas völlig anderes ist als die geschriebene Sprache. Mündlich wird nicht immer die Grammatik korrekt beachtet und Füllwörter kommen zum Einsatz. Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen in das finale Protokoll umsetzen, dürfen Sie immer sprachliche Fehler ausmerzen. Das ist eine Gratwanderung: Zum einen müssen Sie so nah wie möglich an den gesagten Inhalten bleiben und zum anderen darauf achten, dass der Leser oder die Leserin den Inhalt versteht und Ihr Protokoll auch gerne liest.

Im Wortprotokoll ist die wörtliche Wiedergabe von sämtlichen Beiträgen erforderlich. Im Prinzip sind keine Änderungen in der Formulierung notwendig, soweit es keine grammatischen Korrekturen gibt. Gesagtes wird wie Zitate in „“ vollständig im Indikativ wiedergegeben und ergänzt mit den Namen der Redner oder der Rednerin.

Das Verlaufsprotokoll stellt die größte Herausforderung an den Protokollanten dar, da hier alle Diskussionsbeiträge nicht wortgebunden wiedergegeben werden müssen. Hier sind alle Regeln der sprachlichen Kunst zu beachten:

  • Im Präsens verfasst
  • Beschlüsse, Anträge und Tatsachen im Indikativ
  • Meinungsäußerungen und Behauptungen im Konjunktiv
  • Emotionale Äußerungen diplomatisch versachlicht
  • Keine übertriebenen Schachtelsätze und dass-Satz-Ketten
  • Statt zu viele Substantive besser mehr Verben für leserfreundliche Protokolle
  • Weniger Adjektive, keine übertriebenen Ausschmückungen
  • Weniger ist mehr!

Das Kurzprotokoll ähnelt dem Verlaufsprotokoll, wobei lediglich die Diskussionsbeiträge stark reduziert sind. Hier werden nur die kompakt aufgeführt, die als Hintergrundwissen für Ergebnisse und Beschlüsse sinnvoll sind. Somit sind trotzdem die zuvor aufgeführten Hinweise gültig.

In beiden Protokollarten Verlaufs- und Kurzprotokoll wird in der modernen Protokollführung nicht mehr alles ausformuliert. Sie können durchaus auch kurze Einleitungssätze schreiben und dann mit Aufzählungspunkten arbeiten, das liest sich wesentlich leichter.

Das Ergebnisprotokoll besteht im Prinzip nur aus Beschlüssen, Ergebnissen und Aufgaben. Hierbei achten Sie darauf, dass Sie den Beschluss wirklich wörtlich wiedergeben. Wiederholen Sie zum Abgleich Ihre Notizen. Somit sind hier folgende Regeln hervorzuheben:

  • Beschlüsse wörtlich im Indikativ
  • Informationen, Ergebnisse und Aufgaben können auch schlagwortartig erfasst werden, keine zwingende grammatische Ausformulierung nötig
  • Ideal als tabellarische Darstellung zur deutlichen Hervorhebung der verantwortlichen Personen und Termine

Formulierungen

Synonyme für Einleitungsworte

Insbesondere im Falle von Ausformulierungen der Redebeiträge besteht die Gefahr, die Einleitung zu oft zu wiederholen:

Beispiele – wenn der Redner etwas allgemein sagt …

antwortet, argumentiert mit, äußert, erklärt, anführt, bemerkt, eingeht auf, verdeutlicht, versichert, berichtet, formuliert, regt an, fasst zusammen, gibt weiter, trägt vor

Beispiele – wenn der Redner etwas fragt …

Hinterfragt, möchte erfahren, stellt die Frage, möchte wissen, bittet um Informationen zu, erkundigt sich, verlangt Auskunft über

Beispiele – wenn der Redner widerspricht …

entgegnet, verneint, lehnt ab, wendet ein, verweigert, weist zurück, rät ab, protestiert, hält dagegen, bestreitet, befürchtet, äußert Bedenken, kritisiert, wirft ein

Beispiele – wenn der Redner zustimmt …

bestätigt, begrüßt, bewilligt, erkennt an, ist der gleichen Ansicht, spricht sich dafür aus, hält für richtig, schließt sich der Meinung an, stimmt dem Vorschlag zu, akzeptiert, ist einverstanden, bekräftigt, signalisiert seine Zustimmung, befürwortet


Beispiele für gängige Abkürzungen und Symbole
Abkürzungen
Abk. Abkürzung
Abt. Abteilung
bzgl. bezüglich
ca. zirka
dt. deutsch
ehem. ehemals
gem. gemäß
gen. genannt
i.A. im Auftrag
i.V. in Vertretung
o.Ä. oder Ähnliches
vgl. vergleiche
Symbole
+ und/plus
* geboren
verstorben (Tastatur Alt+0134)
folglich
< kleiner als
> größer als
+/- Pro/Contra, Vorteil/Nachteil
erledigt (Zeichen P, Schriftart Wingdings2)
:)/:( Zufriedenheit/Unzufriedenheit

Fazit

Um die Sätze leserfreundlich zu gestalten, beachten Sie folgende Punkte:

1. Streichen Sie Überflüssiges, soweit es sich nicht um ein Wortprotokoll handelt. Hier werden auch Zwischenrufe aufgeführt. Nichtssagendes können Sie streichen und grammatische Korrekturen berücksichtigen.

2. Schreiben Sie im Aktiv. Zwar gibt es auch Sätze im Passiv, aber die haben den entscheidenden Nachteil, dass keine verbindliche Person genannt wird und somit die Verantwortlichkeiten verschleiert werden.

3. Denken Sie immer daran: Sie schreiben für den Leser. Also hat trotz anspruchsvoller Inhalte die Leserfreundlichkeit eine hohe Priorität. Vermeiden Sie Bandwurmsätze. Wenn der Leser einen Passus mehrfach lesen muss, um ihn zu verstehen, dann sinkt die Motivation, den Text überhaupt zu lesen.

4. Gliedern Sie Ihr Dokument. Sieht der Inhalt wie ein Endlos-Fließtext aus, wird es ungerne gelesen. Erkennt man hingegen schnell Überschriften und Unterüberschriften der einzelnen TOPs sowie Zuständigkeiten und Termine, dann wirkt das Dokument wesentlich strukturierter und ist leichter lesbar.

5. Straffen Sie – weniger ist mehr! Man kann es kaum oft genug herausstellen. Ich habe in den zahlreichen Seminaren die Erfahrung gemacht, dass meine Teilnehmer und Teilnehmerinnen meistens viel zu viel schreiben, viel zu lange und viel zu ausführliche Protokolle. Hier ist die Kunst gefragt, Wesentliches von Unwesentlichem trennen.

6. Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung. Sehen Sie es nicht als negative Kritik, wenn Sie Ihr Protokoll von jemand anderem korrekturlesen lassen. Seien Sie dankbar für die Optimierungen. Man selbst liest oft über die eigenen Fehler hinweg und bekanntermaßen reicht die Rechtschreibprüfung unserer Textverarbeitungssysteme nicht aus. Es ist ganz normal, dass wir im Zuge des schnellen Schreibens Fehler einbauen. Gut, wenn sie vom System erkannt werden, noch besser, wenn das menschliche Auge auch nochmals einen Blick darauf wirft.

7. Sollte es Gesetzestexte im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geben, die den Beschluss betreffen und unterstützen, dann führen Sie diese immer mit Hinweis auf § Nummer/Abschnitt etc. mit auf!

Die Autorin:

Brigitte Graf

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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