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Sachlich bleiben trotz emotionaler Betriebsratsitzungen!

10.07.2018  — Brigitte Graf.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

In Teil 11 unserer Reihe zur Protokollführung erläutert Autorin Brigitte Graf das besondere Verhältnis von Protokollführung und Sitzungsleitung – und zeigt Ihnen, wie Sie Sitzungen deeskalieren.

Teil 1 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 2 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 3 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 4 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 5 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 6 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 7 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 8 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 9 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 10 zu diesem Artikel finden Sie hier »

Emotionen in der Betriebsratssitzung

Lebhafte Sitzungen sind eine Herausforderung für den Protokollführer. Ist dabei allerdings die Atmosphäre positiv, kommt man besser damit zurecht. Sitzungen, in welchen sich Streitigkeiten entwickeln, können hingegen schwierig werden. Emotionen beeinflussen die Art der Beiträge und lassen sehr schnell die Stimmung eskalieren …

Wie gehen Protokollanten und Protokollantinnen damit um? In den regelmäßigen Betriebsratssitzungen haben Sie den Vorteil, dass es im Grunde immer wieder der gleiche Personenkreis ist. Der Betriebsratsvorsitzende, die Betriebsratsmitglieder und ggf.

  • Schwerbehindertenvertretung
  • Jugend- und Ausbildungsvertretung
  • Gewerkschaftsbeauftragte
  • etc.

Sie kennen die Menschen und können sich vor der Sitzung mit dem Wissen, wer teilnimmt, schon ein wenig darauf einstellen, welche Charaktere zusammentreffen. Außerdem ist es ratsam, sich mit dem Betriebsratsvorsitzenden gut abzustimmen. D. h., Sie sind grundsätzlich nicht nur der stille Mitschreiber, sondern auch gleichzeitig die Assistenz der Sitzungsleitung. Wenn Sie sich gegenseitig unterstützen, können Sie die Protokollführung als eine wesentlich entspanntere Aufgabe sehen.

Gegenseitige Unterstützung bedeutet:

  • Sie haben das Zeitfenster der Agenda im Blick und können dem Vorsitzenden Zeichen geben, wenn etwas unnötig zu viel Zeit einnimmt, weil viel geredet wird, was nur Randbedeutung hat.
  • Sie können darauf aufmerksam machen, was der nächste Besprechungspunkt ist. Sie unterstützen den Sitzungsleiter dahingehend, dass der rote Faden der Sitzung eingehalten wird.
  • Der Sitzungsleiter sollte Sie unterstützen, indem er Beschlüsse genau formuliert, damit Sie sie wortgetreu in das Protokoll aufnehmen können, soweit sie nicht sogar schon vor der Sitzung formuliert wurden für die Agenda.
  • Der Sitzungsleiter sollte mit Ihnen gegenprüfen, ob Sie alles aufnehmen konnten, wenn besonders schnell und viel gesprochen wird. Er sollte Ihnen die Zeit geben und darauf achten, dass Sie parallel auf dem gleichen Stand sind.
  • Der Sitzungsleiter sollte die „Zügel“ in der Hand haben und die Teilnehmer an einen sachlichen Austausch erinnern, wenn die Stimmung eskaliert.
  • Sollte er selbst in diese Stimmung eingebunden sein, dürfen Sie ihn unterstützen und auf den letzten Eintrag in Ihrer Mitschrift freundlich hinweisen, um mit Diplomatie die Eskalation zu unterbrechen und auf den Punkt zurückzuführen.

Kommunizieren Sie

Kommunizieren Sie mit dem Betriebsratsvorsitzenden regelmäßig über die Form der Zusammenarbeit, sodass alle in der Sitzung von Ihrer gegenseitigen Unterstützung profitieren können.

Gibt es schwierige Meetings, an denen Arbeitgeber und/oder Anwälte teilnehmen, um eine kontroverse Situation zu diskutieren, entwickelt sich die Spannung möglicherweise noch extremer, weil man im Vorfeld schon weiß, dass es heftig zugehen kann. In solchen Situationen ist die gegenseitige Unterstützung zwischen Betriebsratsvorsitzendem und Protokollant besonders wichtig. Sprechen Sie sich ab, damit Sie das Gefühl haben können, Sie protokollieren mit gestärktem Rücken seitens der Sitzungsleitung.

Sachlichkeit trotz Emotionen

Sind Sie nicht nur als Protokollant dabei, sondern Betriebsratsmitglied, das genauso seine Beiträge zu den Themen leistet, achten Sie deutlich auf die Neutralität in Ihrem Protokolltext. Achten Sie auf die Sachlichkeit und grenzen Sie sich mit Ihren persönlichen Gefühlen ab.

Erwähnen Sie nicht wortgetreu unschöne Äußerungen, sondern machen Sie deutlich, dass kontrovers diskutiert wird und stellen sachlich Argumente und Gegenargumente gegenüber.

Sollten sich rechtliche Auseinandersetzungen ergeben und Ihr Protokoll vor Gericht zum Einsatz kommen, sind die korrekte Form und Sachlichkeit von großer Bedeutung. Ein mit Emotionen geladenes Protokoll hat weniger Glaubwürdigkeit als konkrete sachliche Ausführungen.

Hinweis:
An dieser Stelle sei nochmals daran erinnert, Beschlüsse auf einem gesonderten Formular mit korrekten Angaben zum Abstimmungsverhältnis aufzuführen, wenn diese bei Gericht vorgelegt werden müssen. Dadurch wird nicht zusätzlich aufgedeckt, welche Diskussionen außer den maßgeblichen Beschlüssen geführt wurden.

Angesichts des Umstandes, dass in Gerichtsverfahren Betriebsräte immer wieder detailliert darlegen müssen, ob sie alle Formalien eingehalten haben, bietet es sich schließlich an, die Umstände einer Sitzung regelmäßig zu notieren:

  • Wer wurde wann und wie eingeladen und hat wann und wie die Tagesordnung erhalten?
  • Woraus ergibt sich, wer das richtige Ersatzmitglied ist?
  • Aus welchem Grund waren Mitglieder des BR von wann bis wann vorübergehend verhindert?

Die Autorin:

Brigitte Graf

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Brigitte Graf.

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