Protokollführung für Betriebsräte – Teil 10

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Wahrnehmung der Sitzungsinhalte

Vom Hören und Sehen …

In unseren Protokollseminaren werden alle bereits genannten Facetten zum Thema Protokollführung bearbeitet und mit zahlreichen praktischen Übungen vertieft. Darunter befinden sich ebenso Besprechungsbeispiele, die von den Teilnehmenden protokolliert werden. Mehrere Teilnehmer erstellen unabhängig voneinander selbstständig eine Mitschrift von ein und derselben Sitzung. Die Besonderheit dieser Übung: Im Anschluss an die Mitschrift setzen sich die Teilnehmer zusammen und erstellen in Gruppenarbeit ein perfektes, finales Protokoll. Dabei wird sehr deutlich, dass es sehr unterschiedliche Wahrnehmungen geben kann, z. B.:

• unterschiedliche Schwerpunkte, Zuordnung in Wichtiges oder Unwichtiges
• unterschiedliches Verständnis des Inhaltes
• unterschiedliche personelle Zuordnung für einen Redebeitrag
• Inhalte aufgeführt, die ein anderer Protokollführer überhaupt nicht wahrgenommen hat
• Zahlenmaterial wurde unterschiedlich verstanden
• usw.

Wir verfügen über verschiedene Sinneskanäle, die bei jedem Menschen unterschiedlich intensiv ausgeprägt sind:

• Auditiv,
• visuell
• und kinästhetisch (= fühlen, schmecken, riechen)

Hören Sie gerne zu? Hören Sie gerne Hörbücher? Dann arbeitet Ihr auditiver Sinn sehr gut.

Verfolgen Sie gerne Präsentationen an der Leinwand? Helfen Ihnen Bilder dabei, sich etwas einzuprägen? Dann ist Ihr visueller Sinn sehr aufnahmefähig.

Ist es Ihnen angenehm, wenn Sie die Informationen auf Papier haben und vorwärts und rückwärts blättern, die Struktur eines Dokumentes erfassen oder gar ein Produktmuster in der Hand halten können, von dem gerade gesprochen wird? Damit werden Ihre kinästhetischen Sinne angesprochen.

Wir alle nehmen sehr unterschiedlich Informationen wahr. Bei langen Sitzungen ist die Konzentration extrem gefordert. Wenn Medieneinsatz und Art der Informationsvermittlung sehr einseitig umgesetzt werden, dann kann das Verständnis für die Inhalte darunter leiden.

Die Teilnehmer sind immer sehr überrascht, dass von mehreren Protokollführern oft keine Bestätigung gleicher Inhalte gegeben ist, sondern die Zusammenführung von manchmal sehr unterschiedlichen Inhalten der Mitschrift erfolgt.

Fazit

Ich gehe davon aus: Sie verfassen Ihr Protokoll mit Verantwortung nach bestem Wissen und Gewissen. Trotzdem können darin unkorrekt verstandene Passagen enthalten sein, weil Ihre Sinneswahrnehmung etwas in diesem Augenblick so aufgefasst hat. Daher gilt:

• Seien Sie dankbar für die Arbeit der Korrekturleser!
• Nehmen Sie Kritik und Korrekturen nicht persönlich!
• Sehen Sie diese Korrekturen als Bereicherung an. Sie steigern Ihren Wissensschatz, und für das nächste Protokoll sind Sie um diese Erfahrungen reicher.

Achtung: Ich spreche hier selbstverständlich von tatsächlichen Korrekturen und nicht von nachträglichen inhaltlichen Änderungen, die sich eine Person gerne als Inhalt des Protokolls wünscht, obwohl es so nicht gesagt wurde.

Wahrnehmung des Sitzungsverlaufs

Je nach Veranstaltung, Teilnehmerkreis und Inhalt laufen nicht alle Sitzungen grundsätzlich harmonisch ab. Optimal wäre es, wenn alle ordnungsgemäß nacheinander ihre Wortmeldungen und Beiträge hinzusteuern. Freundlicher, höflicher Umgang untereinander sowie problemlose Konsensfindung böten dem Protokollführer ein leichtes Spiel. Doch die Realität sieht oft anders aus:

• Es wird viel geredet.
• Alle reden gleichzeitig.
• Man fällt sich sogar gegenseitig ins Wort.
• Emotionen ergreifen die Überhand.
• Gespräche werden hitzig.
• Vieles ist unwichtig.
• Manches gehört nicht zum Thema.
• Jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin will unbedingt gut wirken.
• Manche sprechen schnell oder leise oder undeutlich.
• Nebenschauplätze und Smalltalk erschweren durch ihre Geräuschkulisse dem Protokollführer das Verstehen der eigentlichen Beiträge.

Der Protokollführer hat aber die Aufgabe, das Protokoll zu erstellen:

• Es soll knapp und klar sein.
• Es muss der Wahrheit entsprechen.
• Es muss objektiv sein.
• Es soll nur das Wesentliche enthalten.
• Es soll nur Tatsachen enthalten.
• Es soll keine Vermutungen und Gefühle enthalten.

Fazit

Als Protokollführer haben Sie in den meisten Sitzungen die Möglichkeit, sich einzubringen, um Wiederholung zu bitten oder Verständnisfragen zu stellen. Daher: Fragen Sie unbedingt nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben! Wenn Sie fehlerhafte Inhalte aufgrund von Missverständnissen als Protokoll abgeben, fällt es alleine auf Sie negativ zurück!

Erinnern Sie sich: Sie haben die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls. Sie haben auch die Verantwortung für die Akzeptanz Ihrer Arbeit und die Wertschätzung Ihrer Person!

Mehr zum Umgang mit Emotionen in Sitzungen im nächsten Newsletter …

Die Autorin:

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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