Protokollführung für Betriebsräte – Fazit

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Zum Abschluss dieser Newsletter-Reihe nochmals eine kurze Zusammenfassung aller wichtigen Punkte zu den Protokollen in der Betriebsratssitzung:

Checkliste Sitzungsniederschrift

• Eine Sitzungsniederschrift muss über jede Betriebsratssitzung sowie über alle Ausschusssitzungen, Wirtschaftsausschusssitzungen und Sitzungen von Arbeitsgruppen gem. § 28a BetrVG usw. erstellt werden.
• Der Sitzungsniederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, die von allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern eigenhändig unterschrieben wird.
• Die Sitzungsniederschrift ist unverzüglich nach der Sitzung zu erstellen und muss mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die entsprechende Stimmenmehrheit enthalten.
• Die Sitzungsniederschrift muss vom Vorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied unterschrieben werden.
• Hat der Arbeitgeber oder ein Gewerkschaftsbeauftragter an der Sitzung teilgenommen, so sind diesen Personen entsprechende Auszüge aus der Sitzungsniederschrift auszuhändigen.
• Einwendungen gegen die Sitzungsniederschrift von Betriebsratsmitgliedern, dem Arbeitgeber oder Gewerkschaftsbeauftragten müssen dem Vorsitzenden unverzüglich mitgeteilt werden und sind der Sitzungsniederschrift beizufügen.
• Die Sitzungsniederschrift nebst allen Anlagen muss so rechtzeitig an die Betriebsratsmitglieder versendet werden, dass sie sie vor der nächsten Betriebsratssitzung vorliegen haben.
• Unabhängig von der Sitzungsniederschrift haben alle Mitglieder des Betriebsrats das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.

Checkliste zur Protokollsprache

• Schreiben Sie leserfreundlich, gut strukturiert und übersichtlich!
• Vermeiden Sie Hauptwörterei!
• Kurze Wörter – kurze Sätze – weniger dass-Sätze!
• Vermeiden Sie Füllwörter und Bürokratismen!
• Keine Wortwiederholungen und Doppelaussagen!
• Weniger Eigenschaftswörter!
• Vermeiden Sie Höflichkeitsfloskeln und Abkürzungen!
• Gehen Sie sparsam mit Fremdwörtern um!
• Nutzen Sie bei ausführlichen Redebeiträgen für Meinungsäußerungen den Konjunktiv!
• Straffen Sie – weniger ist mehr!

10 Gebote zur Protokollführung

Ein gutes Protokoll soll so sein:

1. Wahr, objektiv, sachlich und rechtlich einwandfrei
2. Auf Tatsachen beruhen, nicht auf Gefühlen und Meinungen
3. Für den Leser problemlos verständlich
4. Auf das Wesentliche beschränkt
5. Logisch gegliedert und aufgebaut
6. Auch optisch leserfreundlich gegliedert
7. In seiner Länge und Gestaltung dem Zweck angepasst
8. In klarem und verständlichen Deutsch abgefasst
9. In der Gegenwart abgefasst
10. Tatsachen, Anträge und Beschlüsse wörtlich, in direkter Rede,
    Meinungen und Behauptungen in indirekter Rede

Fazit

Aller Anfang ist schwer – doch wir wachsen mit unseren Aufgaben! Protokollführung ist eine spannende Sache. Mit jedem Protokoll sammeln Sie Erfahrungen, die Ihnen für das nächste Protokoll Sicherheit gibt. Tauschen Sie sich intensiv mit dem Betriebsratsvorsitzenden aus, damit sich eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit gegenseitiger Unterstützung entwickeln kann. Sprechen Sie über Dinge, die Sie für optimierungsfähig halten. Fragen Sie nach, wenn Sie sich nicht sicher sind. Kommunikation löst Probleme!

Ich freue mich, dass Sie bis hierhin mitgelesen haben, und wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer verantwortungsvollen Aufgabe.

Die Autorin:

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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