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Praxisbericht: Tax Compliance Management bei einem Energieversorger

12.01.2021  — Torsten Busse-Stein.  Quelle: bsp GmbH.

Wie Tax Compliance Management in der Praxis gelingen kann, zeigen die Erfahrungsberichte unserer Partner der bsp GmbH. In dieser Ausgabe geht es um die Umsetzung eines Internen Kontrollsystems (IKS) mit dem Schwerpunkt "Unternehmenssteuern" bei einem Energieversorger.

Anforderung: Umsetzung Tax Compliance Management – Steuer IKS mit CompIKS

Der Kunde

Das Unternehmen ist Teil eines Unternehmens-Netzwerkes, dem über ein Fünftel der Energiekunden in Deutschland vertrauen. Mehrheitsgesellschafter sind zahlreiche Kommunen und kommunale Unternehmen. Das Versorgungsgebiet umfasst weiter Teile eines Bundeslandes in Mitteldeutschland. Darüber hinaus setzt sich das Unternehmen für mehr Energie-Effizienz ein und bietet zahlreiche Fördermöglichkeiten für den wirtschaftlichen und umweltschonenden Einsatz von Energie.

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Projekt & Vorgehen

Die Kernanforderung seitens der Geschäftsleitung war die Umsetzung eines Internen Kontrollsystems (IKS) mit dem Schwerpunkt "Unternehmenssteuern". Die Basis für die Umsetzung bildetet Software CompIKS aus dem Hause Verlag Dashoefer. Die Software bot dem Kunden die Möglichkeit, die gesamte Organisation mit allen Abteilungen, Verantwortlichkeiten und Rollen abzubilden. Darüber hinaus bildet sie den rechtlichen Rahmen der entsprechenden Steuergesetze ab und liefert eine detaillierte Beschreibung sowie eine Bewertung zahlreicher Risiken, welche sich aus der Steuergesetzgebung ableiten. Die Software bleibt dabei aber für jede unternehmensspezifische Anpassung flexibel und bietet dem Anwender zahlreiche Varianten der Individualisierung.

Erster Arbeitsstand nach dem ersten WorkshopAbb. 1

© bsp professional GmbH

Unsere Aufgabe war es, die entsprechenden Aufgaben im Rahmen der steuerlichen Erfassung aufzunehmen, zu bewerten und anschließend mit geeigneten Kontrollmaßnahmen zu dokumentieren. Im Kickoff ging es um den Projektrahmen sowie die entsprechenden Hintergründe zur Haftung und den Folgen eines fehlenden IKS. Die notwendigen Schritte wurden erarbeitet und zusammengestellt sowie anschließend kleinere Projektgruppen definiert, welche dann die Projektschritte um abteilungsspezifische Anforderungen vervollständigt haben. Der Schwerpunkt des kaufmännischen Teams lag dabei ab Mai 2020 auf der Erstellung der belastbaren Risikobewertung und der daraus resultierenden Aufgabenbeschreibungen aus Sicht der durchführenden und überwachenden Rollen (bspw. Leiter Buchhaltung, Kaufmännische Leitung, Geschäftsleitung, Wirtschaftsprüfer). Mit Blick auf eine Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung ist das Vorgehen nochmal fokussiert worden, so dass wir zum Ende der Projektphase die Entscheidung getroffen haben, die Umsetzung um den Aspekt einer steuerlichen Beratung zu erweitern. Hierzu wurde ein externer Berater hinzugezogen, der das Projekt begleitet und einzelne Umsetzungsschritte bewertet.

Ergebnis & Fazit

Ziel war die vollständige Beschreibung aller steuerlichen Aufgaben und deren Risiken im Rahmen der Kerngeschäftstätigkeit. Entscheidend hierbei war eine entsprechende Melde- und Eskalationskette, so dass alle Risiken automatisiert gesteuert und aktiv kontrolliert werden. Dabei unterstützt CompIKS mit einer entsprechenden Aufgabenzuweisung und der expliziten Möglichkeit der Dokumentation der einzelnen Ausführungen. Das System protokolliert und versionisiert die einzelnen Aufgaben, so dass ein lückenloses Reporting möglich ist.

Die bsp hat zum einen die Projektleitung vor Ort unterstützt und den fachlichen Rahmen mit allen Projektteams abgesteckt. Ferner sind wir als Ansprechpartner im laufenden Projekt regelmäßig vor Ort oder Remote verfügbar und setzen die einzelnen Zielvorgaben zusammen mit den Projektteams um. Insgesamt haben wir 8 Projekttage als externe Berater erbracht, wobei der Einsatz der internen Ressourcen um einiges höher war.

Herausfordernd ist dabei, dass wir das Thema "Prozessdokumentation" in eine spätere Projektphase verschoben haben, um die Anforderung eines praktikablen IKS bis Jahresende erfüllen zu können. Dieses Projekt wird folgen.

Über die bsp professional GmbH

Wir von der bsp professional GmbH unterstützen von Beginn an beim Aufbau sowie der inhaltlichen Strukturierung einer Prozess- und Verfahrensdokumentation. Mit unserem Meilensteinkonzept begleiten wir die Einführung eines geeigneten Modells und stehen Ihnen im Rahmen des Projektes zur Seite.

Kontaktieren Sie uns gern unter www.bsprofessional.de/webinar oder nehmen Sie sich 30 Minuten für ein Telefonat, in welchem wir Ihre Anforderungen besprechen. Kostenlose Terminvereinbarung über calendly.

Erster Arbeitsstand nach dem ersten WorkshopAbb. 2

© bsp professional GmbH

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