Onboarding im Home-Office: Mitarbeiter aus der Ferne einarbeiten

Onboarding lohnt sich auch bei Home-Office

Der persönliche Kontakt macht vieles leichter: Die Körpersprache teilt sich unmittelbarer als über eine Videokonferenz mit, das gesprochene Wort transportiert mehr Nuancen als ein geschriebener Text und Erläuterungen sind anschaulicher zu vermitteln und leichter zu verstehen als über die Entfernung. Doch nicht immer ist das möglich. Das gilt in Zeiten der Digitalisierung auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Immer öfter sitzen die nicht am Unternehmensstandort, sondern haben irgendwo in der Welt ein eigenes Home-Office.

Das macht eine gute Einarbeitung nicht unmöglich, ändert aber teils die Schwerpunkte und die Spielregeln. Unternehmen sollten sich darauf einlassen, denn gutes Onboarding neuer Mitarbeiter lohnt sich immer. Egal ob interner oder externer Arbeitsplatz – diese Vorteile bringt eine ausgiebige Einarbeitung auf jeden Fall:

Der neue Mitarbeiter ...

• kann schneller selbständig und produktiv arbeiten.
• ist stärker motiviert.
• integriert sich einfacher ins Team.
• fühlt sich schneller dem Unternehmen zugehörig.
• kündigt weniger wahrscheinlich während der Probezeit.
• lernt schneller die Unternehmenskultur kennen.

Diese und weitere positive Effekte lassen sich auch mit quasi ferngesteuertem Onboarding erreichen, wenn die Voraussetzungen dafür stimmen. Aber es gibt einige Aspekte, die Recruiter und Führungskräfte beachten sollten.

Neue Mitarbeiter im Home-Office technisch ausstatten

Die Erfahrung zeigt: Gelungenes Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Bezogen aufs Home-Office bedeutet das auch, den neuen Mitarbeitern möglichst früh alle erforderlichen technischen Mittel zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Laptop
• Telefon
• sonstige Büroausstattung wie ein Drucker
• Software
• Zugang zu Cloud-Lösungen, inkl. Passwörtern
• Kontaktdaten von allen relevanten Kollegen
• digitale Welcome-Mappe/Onboarding-App
• E-Learning-Programme

Besonders wichtig ist Software für die Kommunikation zwischen den neuen und den erfahrenen Mitarbeitern, also für Telefon- und Videokonferenzen (beispielsweise Google Hangouts, Teams, Zoom oder Slack). Der indirekte, elektronische Informationsaustausch erhöht allerdings den zeitlichen und organisatorischen Aufwand der betroffenen Kollegen. Schließlich lassen sich virtuelle Treffen nicht einfach wie vor Ort im Vorbeigehen vereinbaren.

Struktur ins Remote-Onboarding bringen

Um ihre Sichtbarkeit im Home-Office zu stärken, gehen manche Neuzugänge übermotiviert ans Werk. Das mag anfangs für das Unternehmen positiv sein, kann aber auf Dauer zur Überarbeitung oder Frustration führen. Um das zu verhindern, sollten Vorgesetzte den Novizen von Anfang an Zeitpläne für routinemäßig anfallende Aufgaben erstellen. So wissen die Beschäftigten, was wann auf sie zukommt und können ihre Arbeitsabläufe darauf einstellen. Das sorgt gleichzeitig für Struktur bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und lässt ihnen Raum für Erholungsphasen.

Feste Bezugsperson zur Seite stellen

Alle Mitglieder eines Teams sollten sich gut kennen. Besteht eine Organisation aus mehreren Standorten, ist das manchmal schwierig. Um vor allem (neue) Kollegen im Home-Office besser ins Team zu integrieren, sind regelmäßige Video-Meetings sinnvoll. Darüber bekommen sie leichter Einblicke in Arbeitsabläufe und erleben, wie andere Mitarbeiter sich verhalten.

Empfehlenswert ist – wie beim “normalen” Onboarding auch – ein Mentor, der Neuzugänge per Video betreut und tiefer in die Organisation einführen kann. Diese Bezugsperson kann Vertrauen herstellen und beispielsweise zeigen, welche Möglichkeiten der individuellen Entwicklung Mitarbeiter in dem Unternehmen haben.

Regelmäßig im Onboarding-Kontakt bleiben

Auch Vorgesetzte sind dazu eingeladen, sich persönlich ins Onboarding aus der Ferne einzuschalten. Sie sollten mit ihren neuen Mitarbeitern in Kontakt bleiben, um Fragen zu klären. In einem wöchentlichen Tele-Meeting können sie mehr über die beruflichen Fähigkeiten und Erwartungen der neu Eingestellten erfahren. Auch Feedback ist bei dieser Gelegenheit möglich – von beiden Seiten.