Notwendige Aufzeichnungen im Lohnkonto aufgrund der Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung

Bereits mit dem Fünften Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG) vom 15.04.15 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass die in § 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 4a, 9 bis 11, 13, 15 und 16 der Sozialversicherungsentgeltverordnung genannten Einnahmen, Zuwendungen und Leistungen nur dann nicht dem (sozialversicherungspflichtigen) Arbeitsentgelt hinzuzurechnen sind, wenn diese vom Arbeitgeber oder von einem Dritten mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum lohnsteuerfrei belassen oder pauschal besteuert werden.

Steuerfreie Sachzuwendungen

Viele Arbeitgeber gewähren ihren Arbeitnehmern gelegentlich Geschenke, die aufgrund der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze (§8 Absatz 2 Satz 11 EStG) nicht der Lohnversteuerung zu unterwerfen sind. Weil man bei Geschenken dem Beschenkten üblicherweise nicht kundtun möchte, welchen Betrag man für das Geschenk aufgewendet hat, unterbleibt aus diesem Grund oft die Aufzeichnung derartiger Sachzuwendungen im Lohnkonto und der Ausweis dieser Beträge auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Bei vielen Arbeitgebern besteht derzeit Unklarheit, ob aufgrund der gesetzlichen Neuregelung der Sozialversicherungsentgeltverordnung Sozialversicherungspflicht eintritt, wenn die steuerfreien Sachbezüge nicht im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden.

Um den Nachweis zu erbringen, dass der Arbeitgeber eine entsprechende Zuordnung vorgenommen hat, sollten diese Sachbezüge über einen fiktiven Arbeitnehmer (Dummy) abgerechnet werden. Dadurch ist sichergestellt, dass im Rahmen einer Prüfung durch den Sozialversicherungsträger keine nachträgliche Verbeitragung zur Sozialversicherung durchgeführt werden kann.

Aufmerksamkeiten

Sachzuwendungen, die ein Arbeitnehmer anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses von seinem Arbeitgeber erhält, sind nach Maßgabe von R 19.6 LStR nicht als Arbeitslohn anzusehen. Daher brauchen derartige Sachzuwendungen nicht im Lohnkonto aufgezeichnet zu werden.

Rechnerischer Anteil bei gemeinschaftlichen Zuwendungen

In der lohnsteuerlichen Praxis erhalten viele Arbeitnehmer Sachzuwendungen, die den einzelnen Arbeitnehmern oft nicht individuell zugerechnet werden können, weil es sich lediglich um einen rechnerischen – fiktiven – Anteil an den Gesamtkosten einer gemeinschaftlichen Zuwendung handelt. Diese Problematik tritt z. B. bei Betriebsveranstaltungen auf, die vom Arbeitgeber nach § 40 Absatz 2 EStG pauschal versteuert werden. Weil die gesetzliche Neuregelung nicht ausdrücklich vorschreibt, dass eine Entgeltabrechnung unmittelbar bei den Arbeitnehmern durchzuführen ist, kann auf eine individuelle Zurechnung bei den Arbeitnehmern und auf einen unmittelbaren Ausweis in der Lohnabrechnung verzichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass eine Gesamtabrechnung der Kosten z. B. über einen Dummy als fiktiven Arbeitnehmer erfolgt. Eine andere Handhabe wäre nach Ansicht des Autors völlig unpraktikabel und mit einem nicht verhältnismäßigen Arbeitsaufwand verbunden.

Hier ist zu hoffen, dass die zuständigen Sozialversicherungsträger keine überzogenen Anforderungen an die Arbeitgeber stellen.

Auch bei sonstigen Veranstaltungen, die vom Arbeitgeber nach § 37b Absatz 2 EStG pauschal versteuert werden, empfiehlt sich aus Gründen der Transparenz und der Nachvollziehbarkeit eine Gesamtabrechnung über einen fiktiven Arbeitnehmer (Dummy), auch wenn für diese Bezüge grundsätzlich keine Sozialversicherungsfreiheit in Betracht kommt.

Zu diesem Artikel erreichte uns folgende Frage:

Unser Experte Volker Hartmann erläuterte hierzu Folgendes:

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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