Neue Icons für Datenschutzhinweise

Jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, muss darüber informieren. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht eine ganze Reihe von Informationspflichten, insbesondere in den Art. 13 und 14 DSGVO vor. Diese Informationspflichten werden in der Praxis in Datenschutzhinweisen oder Datenschutzerklärungen untergebracht, die man auf Formularen und Webseiten zahlreich findet. Dort geht es meist um die Informationen für die Webseitenbesucher oder Shopnutzer. Aber auch für das eigene Personal sowie Lieferanten und Dienstleister sind solche Hinweise notwendig.

Wer liest Datenschutzhinweise?

Nur ein Teil der Betroffenen liest Datenschutzerklärungen überhaupt. In der EU ist von 60% der Europäerinnen und Europäer die Rede. Davon sollen 13% die Datenschutzerklärungen vollständig durchlesen. Selbst das ist zu bezweifeln, wenn Sie sich vergegenwärtigen, wie oft Sie bei einem zweistündigen Besuch im Internet in die Datenschutzhinweise schauen.

Wer aber aufmerksamer Betrachter sein könnte, kann man sich denken. Das sind die Datenschutzbehörden, die empfindliche Bußgelder verhängen können, wenn die Informationen fehlen oder nicht ordnungsgemäß übermittelt werden.

Kurze Datenschutzhinweise sind illusorisch

Grundsätzlich ist in den Informationen die Frage zu beantworten, von wem die Daten verantwortlich verarbeitet, also wie die Daten aktuell und künftig verwendet werden, wie lange dies geschieht und welche Rechte der betroffenen Person zustehen.

Auch wenn z. B. das Bundesjustizministerium und Verbraucherschützer bei den Datenschutzhinweisen gerne von „OnePagern“ sprechen, also praktische Erklärungen, die nur eine Seite umfassen, ist dies in der Praxis angesichts der umfangreichen Datenverarbeitungen nicht umsetzbar.

Transparenz ist Trumpf in den Datenschutzhinweisen

Daher ist eine solche Forderung letztlich eine Forderung nach Transparenz. Art. 5 Abs. 1 DSGVO sieht dazu vor: Art. 5 Abs. 1 DSGVO sieht dazu vor:

Personenbezogene Daten müssen

auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“).

Zu den Artikeln in der DSGVO gibt es sog. Erwägungsgründe, in denen der europäische Gesetzgeber Auslegungshilfen unterbringt. In Erwägungsgrund 39 heißt es zur Transparenz ins Satz 3f.:

3Der Grundsatz der Transparenz setzt voraus, dass alle Informationen und Mitteilungen zur Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten leicht zugänglich und verständlich und in klarer und einfacher Sprache abgefasst sind.

Auch Art. 12 Abs. 1 DSGVO spricht davon, dass die Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO in

in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln

Verlinkte Gliederung vorsehen

Dazu gehört es, dass längere Textungetüme eine Gliederung erhalten sollten. Denken Sie auch daran, dass etwa Datenschutzerklärungen im Internet auch über mobile Geräte mit kleinen Displays abgerufen werden könnten. Hier ist eine klare Aufteilung in Themenbereiche über Linksprungbefehle praktisch Pflicht. Zudem sollte der Leser nicht gleich mit dem ganzen Text erschlagen werden, sondern sich beispielsweise über jeweils ein Aufklappmenü den ihn interessierenden Informationen nähern können.

Neue Icons

Schon die einfache, verständliche Sprache ist eine große Herausforderung angesichts komplexer Verarbeitungen, die höchst techniklastig daherkommen. Hilfreich könnten Icons sein, die in ihrer einfachen Bildsprache dem Leser eine erste Orientierung bieten könnten, worum es geht. Wenn Sie etwa an ein Icon mit einer Überwachungskamera denken, ist das ein deutliches Signal an den Leser. Solche Icons sind nicht verbindlich und sie dürfen nicht alleine stehen. Hieran hat auch der europäische Gesetzgeber gedacht in Art. 12 Abs. 7 DSGVO:

1Die Informationen, die den betroffenen Personen gemäß den Artikeln 13 und 14 bereitzustellen sind, können in Kombination mit standardisierten Bildsymbolen bereitgestellt werden, um in leicht wahrnehmbarer, verständlicher und klar nachvollziehbarer Form einen aussagekräftigen Überblick über die beabsichtigte Verarbeitung zu vermitteln. 2Werden die Bildsymbole in elektronischer Form dargestellt, müssen sie maschinenlesbar sein.

Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg hat am 21.10.2022 Datenschutz-Icons in mehreren Sets und schwarzweiß und farbig veröffentlicht, die Sie über diesen Link in den Formaten „PNG“ und „SVG“ downloaden können. Sie ersetzen keine Texterklärungen, können diese aber wirksam illustrieren. Die Gestaltungen sind aus einem bundesweiten Designwettbewerb hervorgegangen.

Auch an das Urheberrecht hat man gedacht und räumt dem Nutzer

das unentgeltliche, zeitlich und räumlich unbegrenzte und unwiderrufliche einfache Nutzungsrecht ein, die auf dieser Seite aufgeführten Piktogramme ausschließlich zum Zweck der Übermittlung von Datenschutz-Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form zu nutzen, zu vervielfältigen und zu verbreiten. Die Rechteeinräumung erfolgt für alle Nutzungsarten.“

Vergessen wurde dabei zwar, dem Nutzer bestimmte Bearbeitungen zu erlauben, wie etwa eine Skalierung, aber das sollte in der Praxis angesichts des Zwecks der Rechtseinräumung kein Problem werden. Die Icons können digital und in Print verwendet werden. Dazu heißt es in der Presseerklärung zur Veröffentlichung:

Mit den Icons können Verantwortliche sichtbarer darstellen, wie es sich mit dem Auskunftsrecht verhält und Betroffene erkennen auf einen Blick, auf welche Rechtsgrundlage(n) eine Verarbeitung gestützt wird….
Die Icons werden auf der diesjährigen Datenschutzkonferenz vom 26. bis zum 28.10. in Stuttgart einem breiten Fachpublikum vorgestellt. Anschließend sollen die Icons auch dem Europäischen Datenschutzausschuss präsentiert werden, um eine möglichst breite Verwendung in Europa zu erreichen.

Fazit

Schauen Sie sich Ihre Datenschutzhinweise noch einmal an, am besten auf dem smarten Mobilfunkgerät und suchen Sie mal nach der Information zur Dauer der Verarbeitung. Wie schnell kommen Sie dort hin? Prüfen Sie, ob Datenschutzhinweise für alle Personengruppen existieren, insbesondere auch für Personal und Lieferanten. Überlegen Sie, wo und wie Sie vielleicht mit den Icons arbeiten können. Bei großer Verbreitung wird vielleicht Google aufmerksam und belohnt den Einsatz beim Ranking.