Kommunikationszonen für Team- und Projektarbeit: Zeitgemäß planen mit praktischer Checkliste des IBA

In Zeiten von New Work nehmen kommunikative Tätigkeiten wie Team- und Projektarbeit (35 Prozent), das informelle Netzwerken mit Kollegen (acht Prozent) und interne Abstimmungen und Präsentationen (fünf Prozent) insgesamt den größeren Anteil ein. Das macht Kommunikationsräume immer wichtiger, betont der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA).

Bedarfsanalyse vor Planung

Doch – so der IBA – Kommunikation ist nicht gleich Kommunikation. Je nachdem, ob ein Raum bzw. eine Kommunikationszone für Besprechungen, Workshops, kurze Abstimmungen, Schulungen oder andere Kommunikationsformen genutzt wird, können sich ganz unterschiedliche Anforderungen ergeben: „Team- und Projektarbeit ist die dynamischste und vielfältigste Form der New Work. Entsprechend variabel müssen auch die Raumkonzepte sein“, so Thomas Jünger, Geschäftsführer des IBA.

Hinzu kommt, dass unterschiedliche Raumkonstellationen auch die Kreativität im Team fördern kann: „Wer sich in den immer gleichen räumlichen Konstellationen trifft, neigt auch dazu, in immer gleiche Rollenmodelle zu verfallen. Eine andere Anordnung von Tischen und Stühlen oder deren Ersatz durch Stehtische, Sessel oder Hocker ist daher eine gute Methode, um festgefahrene Besprechungen und Rollenmodelle aufzubrechen“, so Jünger. Vor diesem Hintergrund erwägen immer mehr Unternehmen – so eine Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO –, ihren Mitarbeitern durch Anmietung von Coworking-Flächen geeignete Räume für Projekt- und Teamarbeit zur Verfügung zu stellen, wovon sie sich unter anderem einen Motivationsschub versprechen.

Unterschiedliche Räume fördern die Kreativität

Hier empfiehlt der IBA jedoch, gleichzeitig die im eigenen Gebäude vorhandenen Möglichkeiten zu prüfen: „Wenn der Platz für unterschiedliche Kommunikationszonen fehlt, lassen sich oft auch Bereiche einrichten, die sich mit wenigen Mitteln umgestalten und flexibel einrichten lassen“, rät Thomas Jünger. Vor der bewussten Gestaltung von Räumen stehe daher die Analyse:

• Wie sollen die Räume genutzt werden?
• Wie viele Personen werden die Räume nutzen?
• Wie sollen diese miteinander interagieren?

Die Anforderungen an Sitz- und Stehgelegenheiten, Lichtverhältnisse, Akustik und Medientechnik sind aber je nach Kommunikations- bzw. Lernform sehr unterschiedlich.

Checkliste für detaillierten Soll-/Ist-Abgleich

Um den Verantwortlichen in Unternehmen vor diesem Hintergrund eine sehr bedarfsorientierte Arbeitshilfe an die Hand zu geben, haben die Büroexperten des IBA diese Checkliste entwickelt. Damit lässt sich die Raumgestaltung und -ausstattung auf die individuellen Anforderungen abstimmen.

Unternehmen, die entsprechende Bereiche für Team- und Projektarbeit sowie Koordination und Präsentationen neu planen oder bestehende auf neue Anforderungen hin umgestalten möchten, können die Planung auf dieser Basis sehr systematisch vornehmen. Hierfür erfolgt ein strukturierter Soll-/Ist-Abgleich bei

• Sitzgelegenheiten,
• Möglichkeiten, Besprechungen im Stehen zu halten,
• Bewegungszonen und flexibler Anpassbarkeit,
• Lichtverhältnissen und Beleuchtung,
• Akustik und Schalldämmung zu anderen Bereichen,
• Temperaturregulierung und
• Präsentations- und IT-Technik inkl. Videokonferenzen.

Unterstützung durch Quality Office Fachberater

Je nachdem, ob ein Raum für Besprechungen, Schulungen, Workshops, informelle Besprechungen oder den Empfang von Gästen genutzt werden soll, ergibt sich über einen detaillierten Soll-Ist-Abgleich je Einsatzbereich eine bedarfsorientierte Planungshilfe bei Raumgestaltung und -ausstattung. Die ausgefüllte Checkliste kann als PDF-Datei abgespeichert bzw. ausgedruckt werden, um anschließend als Grundlage für ein Beratungsgespräch mit einem Büroeinrichtungsspezialisten zu dienen. Mögliche Anlaufstellen sind beispielsweise zertifizierten Quality Office Fachberater. Bundesweit sind dies rund 360 Experten bei Fachhändlern, Beratungsunternehmen und Herstellern.

Für die Flächenplanung der Kommunikationsbereiche gibt es zudem beim IBA detaillierte Arbeitshilfen unter https://iba.online/raeume-planen/flachenplanung/kommunikationsflachen/.