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Kommunikation automatisieren und Zeit im Büro sparen

24.09.2020  — Jasmin Dahler.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Wie viel Zeit frisst die Beantwortung von E-Mails täglich? 30 Minuten? Oder sogar mehrere Stunden? Dabei kann mit wenig Aufwand ein Teil der Zeit gerettet werden – zum Beispiel durch automatisierte E-Mails, die durch bestimmte Auslöser von der Software versendet werden.

Zugegeben: Bestätigungs-Mails oder E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern sind eher unpersönlich, aber sie erfüllen ihren Zweck. Als Käufer*in beruhigt eine Bestätigung im E-Mail-Fach, und wer sein Passwort um Mitternacht haben möchte, ist dankbar für die Automatisierung des Prozesses.

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"Willkommen" und "Alles Gute"

Doch in der Kundenkommunikation gibt es noch viel mehr Wiederholungen, die Automatisierungsmöglichkeiten bieten, zum Beispiel Willkommens-Mails für Newsletter oder Abos. Wer sich nach einer Anmeldung zügig mit einer Willkommens-Mail bedankt und vielleicht sogar einen Rabatt, einen Gutschein oder besondere Newsletter-Fachartikel bietet, streichelt nicht nur das Kundenbedürfnis, sondern bleibt positiv in Erinnerung. Aber Vorsicht! Denken Sie daran, dass eine Willkommens-Mail, sei es für einen Newsletter oder ein Abo, eine werbliche E-Mail ist und daher das sogenannte Double-Opt-In vorher erfolgen muss. Das heißt: Erst, wenn mit der Bestätigungsmail die Anmeldung von den Kund*innen bestätigt wurde, darf die Willkommens-Mails rausgehen.

Und nochmal Achtung: Können Sie keinen Mehrwert in der Willkommens-Mail bieten, sollte diese lieber gar nicht rausgehen. Ansonsten könnte die Abmelderate ziemlich hoch ausfallen. Vielleicht möchten Sie Ihren besonderen Bonus für die Kund*innen aber auch lieber aufbewahren, zum Beispiel als Geburtstagsgeschenk.

Für diese besondere Mail ist natürlich das Wissen über das Geburtsdatum notwendig. Wenn Sie dieses kennen, sollten Sie das Geburtstagskind mit einer personalisierten Mail überraschen. Natürlich muss auch ein entsprechend schöner Rabatt mit ins E-Mail-Fach flattern. Doch auch hier ist Vorsicht geboten: Gutscheincodes müssen natürlich aktuell bleiben. Also gilt, die automatisieren E-Mails regelmäßig zu pflegen und zu überprüfen. Übrigens können Sie der Mail eine besondere Note verleihen, indem Sie unterschiedliche Versionen für Region und Alter vorbereiten.

Automatisierte Kaufanreize setzen

Arbeiten Sie mit Accounts, bietet sich auch eine Follow-up-Mail an. Der Warenkorb ist voll, aber der Kauf wurde einfach nicht abgeschlossen? Eine automatische E-Mail am nächsten Tag mit einer passenden Produktempfehlung oder einem kleinen Bonus wie beispielsweise einer 5-Euro-Gutschrift können hier schon helfen und den einen oder die andere doch noch ins Boot holen und zum Kauf bewegen.

Ihnen fallen noch weitere E-Mails ein, die sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lassen? Dann machen Sie sich gleich heute ans Formulieren und Programmieren!

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Bild: Kaboompics.com (Pexels, Pexels Lizenz)

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