Klappe auf, Müll rein, Klappe zu?

Rechnungen, Formulare, Bescheide: Nicht alles wird in der Arbeitswelt bereits digital abgewickelt. In Zeiten von immer noch nicht verstaubten Faxgeräten landet durchaus noch das ein oder andere sensible Dokument auf dem Küchentisch des mobil Arbeitenden. Ist alles bearbeitet, steht die große Frage nach dem „Wohin damit?“ im Raum. In die mit Nachbarn geteilte Papiermülltonne? Auf ein eigens veranstaltetes Lagerfeuer im Innenhof?

Schreddern für den Datenschutz

Aber eins nach dem anderen: Was macht Papier eigentlich sensibel? Das klären vor allem die Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder und das DSGVO. Die schlechte Nachricht: Sobald personenbezogene Daten in den Unterlagen enthalten sind, sollen diese wegen eines „nicht zu kalkulierenden Risikos“ nicht mehr im Altpapier entsorgt werden. Denn da besteht die Möglichkeit, dass jemand Unbefugtes Einsicht in die Informationen bekommt.

Bei Unternehmen können die Dokumente in speziellen Tonnen gesammelt oder in Schredderfahrzeugen nun ja, geschreddert, werden. Für die Mitarbeiterin im Homeoffice wird nun aber kein Schredderfahrzeug vor die Einzimmerwohnung fahren. Was also tun? Eine Möglichkeit ist das Sammeln der Unterlagen. In abschließbaren Schränken statt im Papierkorb wird erst gehortet und schließlich der Firma statt Kuchen Datenmüll zurück ins Büro gebracht. Die Unternehmen sollten dazu verbindliche Vorgaben definiert haben. Das Schreddern liegt dann wieder in Firmenhand. Dienstleister bieten mittlerweile auch an, sensible Daten aus den Homeoffice-Stätten einzusammeln und datenschutzgerecht zu vernichten.

Je nach Absprache mit der Firma ist auch die Verwendung eines eigenen Aktenschredders möglich. Vorteil daran: Auch private Kontoauszüge, Rechnungen oder die Gerichtsvorladung können so unkenntlich gegenüber neugierigen Nachbar:innen und Fremden gemacht werden. Und schlussendlich kann auch schlichtweg gar kein Papier mehr produziert werden und ist das Problem der Datenentsorgung völlig vom Tisch geschafft.

Der volle Desktop-Papierkorb

…natürlich müssen auch bei sensiblen digitalen Daten DSGVO und Co eingehalten werden. Hier gibt es zwei Varianten. Im Fall A) befinden sich die Daten auf einem Träger, einem Stick, einem Laufwerk, einer VHS-Kasette, und dieser muss entsorgt werden. Im Fall B) sollen die Daten, aber nicht der Träger gelöscht werden.

Keine große Überraschung: Auch hier kann wieder geschreddert werden. Zumindest in Fall A. Denn das einfache Löschen hilft häufig nur auf den ersten Blick. Dateien können meist unkompliziert wiederhergestellt werden. Also besteht die Möglichkeit, Festplatten kompromisslos zu schreddern. Auch USB-Sticks oder Magnetbänder lassen sich durch so ein Gerät jagen.

Bevor Sie die blinde Zerstörungswut packt, sollten Sie beachten, dass die Prophylaxe einen großen Stellenwert einnimmt. Heißt: Keine Daten auf privaten Trägern speichern. Keine beruflichen Mails an private Postfächer weiterleiten. Laptop aus, Schrank zu, keine Dritten einsehen lassen. Gesicherte Zugänge benutzen. Und keine private Nutzung der IT-Austattung (Wenn nicht anders vereinbart).

Zudem braucht jedes der Geräte Aufmerksamkeit, nicht nur liebevolle, sondern vor allem datenschutzrechtliche. Anti-Viren-Programme, aktuelle Software und sichere Passwörter sind ein Muss.