In vier Schritten Mitarbeiter einbinden

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Mitarbeitereinbindung

Damit die Mitarbeitereinbindung in (Digitalisierungs-)Projekte gelingt, ist viel Fingerspitzengefühl notwendig. Ansonsten kann es zu einer Abwehrhaltung der Mitarbeiter*innen kommen. Insbesondere wenn die Änderungen die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter*innen beeinflussen, kann dies schnell zu einer übereilten Abwehrhaltung führen. Im schlimmsten Fall gefährdet diese Reaktion dann das ganze Projekt. Wie so oft ist das richtige Timing ein Kernfaktor, um dieser Problematik entgegenzuwirken.

Reden Sie also so früh wie mögliche über kommende Projekte, damit Mitarbeiter*innen sich nicht nur auf das Projekt einstimmen können, sondern auch die Möglichkeit haben, Bedenken oder Ideen zu äußern. Berichten Sie laufend, z. B. im Rahmen einer Rund-E-mMail, über die Fortschritte des Projekts. Es gibt Ihren Mitarbeiter*innen Sicherheit. Bedenken Sie zusätzlich, dass, auch wenn Sie gerne ein Projekt jetzt sofort umsetzen möchten, Ihre Mitarbeiter*innen ihr eigenes Tempo haben und die gewünschten Änderungen eventuell nicht so schnell umsetzen können. Beziehen Sie daher alle betreffenden Personen bei der zeitlichen Planung mit ein – so fühlen sich Ihre Kolleg*innen ernstgenommen.

Bei der Kommunikation mit allen Mitarbeiter*innen kann insbesondere in großen Unternehmen der Betriebsrat eine wirkliche Hilfe sein. Beziehen Sie ihn daher frühzeitig mit ein. Vermutlich wird dieser die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen sogar besser kennen als Sie. Seien Sie nicht nur für die Meinung eines ausgewählten Kreises offen, sondern nehmen Sie alle Bedenken und Ideen ernst, die ihren Weg zu Ihnen finden. Natürlich können Sie sich nicht gänzlich nach den Wünschen Ihrer Mitarbeiter*innen richten, aber mit einem lösungsorientierten Ansatz werden Sie das Projekt erfolgreich über die Bühne bringen und dabei motivierte Mitarbeiter*innen an Ihrer Seite haben.

Digitalisierungsprojekte in nur vier Schritten meistern

Schritt 1: Priorisieren

Legen Sie fest, mit welcher Priorisierung die Digitalisierung in der Unternehmensstrategie verankert wird und stellen Sie ein Projektteam zusammen. Dieses sollte mindestens eine Person aus jeder Interessengruppe beherbergen. Das Team bekommt einen Handlungsrahmen zugeschrieben. Neue Ideen etc. müssen vorher besprochen und abgesegnet werden.

Schritt 2: Prozesse überprüfen

Es werden alle Produktionsprozesse auf Verschwendung und mögliches Potenzial überprüft. Hier sollten Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben, ihre Wahrnehmungen und Ideen mit einzubringen. Die Einbindung ist in diesem Schritt besonders wichtig, da es sich bei den jeweiligen Mitarbeiter*innen um Experten in ihrem Gebiet handelt und nur sie wirklich eine Übersicht über die Arbeitsschritte und Störfaktoren liefern können.

Schritt 3: Möglichkeiten analysieren

Analysieren Sie, welche Möglichkeiten sich durch digitale Hilfsmittel ergeben. Beachten Sie relevante Arbeitsschritte, Störfaktoren und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen. Die technischen Anforderungen können je nach Situation sehr individuell ausfallen. Daher sind hier Kosten und Gewinn wichtige Faktoren, ob eine Digitalisierung sinnvoll ist oder nicht. Die Mitarbeitereinbindung ist in diesem Schritt noch relevanter als in den vorangegangenen. Nur wenn die Mitarbeiter*innen an dem Projekt mitwirken, kann dieses erfolgreich umgesetzt werden. Erfolgen Tests für die neuen Prozesse und Programme, denken Sie daran, auch die Meinung der Mitarbeiter*innen zu erfragen.

Schritt 4: Neues System einführen

Wurden alle Entscheidungen getroffen, muss das neue System nur noch implementiert werden. Vielleicht muss es mit bereits vorhandenen Systemen interagieren und von der IT eingebunden werden. Es folgen Tests mit ausgewählten Mitarbeiter*innen in einem abgekapselten Bereich, der die eigentliche Produktion nicht gefährdet. Mitarbeiter*innen müssen auf die Einführung vorbereitet werden. Kommunizieren Sie zeitig die anstehende Umsetzung. Nehmen Sie alle Verbesserungsvorschläge auf, die sich während der Test-Phase sammeln und werten Sie aus, was sich wirklich umsetzen lässt. Bevor das neue System dann gänzlich im Unternehmen übernommen wird, sollten alle Mitarbeiter*innen eine Einführung bzw. Schulung erhalten.