Entgeltfortzahlungsversicherung: Kranke Mitarbeiter und Unternehmen profitieren

Ein Angestellter ist wegen eines Bandscheibenvorfalls krankgeschrieben, eine andere Mitarbeiterin geht in den Mutterschutz. Arbeitgeber zahlen während dieser Zeit Lohn und Gehalt ganz normal weiter – gerade für kleine Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Maximal 42 Tage muss der Arbeitgeber Zahlungen leisten. Auch Schwangeren und frischgebackenen Müttern muss das ausgefallene Einkommen ersetzt werden – als Mutterschutzlohn und Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Mit der Entgeltfortzahlungsversicherung sollen die wirtschaftlichen Risiken im Krankheitsfall und während des Mutterschutzes für alle kleinen und mittleren Betriebe verringert werden.

Umlage sichert Krankheitsrisiko für kleinere Betriebe

Grundsätzlich sind kleine und mittlere Unternehmen verpflichtet, sich zu versichern. Bei größeren Unternehmen geht der Gesetzgeber davon aus, dass diese die wirtschaftliche Belastung im Krankheitsfall auch ohne Versicherung tragen können. Aber auch für kleinere Betriebe gibt es mehrere Varianten bei der Versicherung – und damit Gestaltungsmöglichkeiten. Unternehmen, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen, müssen die U1 – die Umlage für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – zahlen. Teilzeit-Angestellte werden anteilig berücksichtigt, Auszubildende und Praktikanten zählen nicht mit.

Die Arbeitgeber zahlen monatlich die Umlage zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen an die Krankenkasse. Die Krankenkassen erstatten daraus im Gegenzug einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Wird ein Arbeitnehmer also krank, stellt der Unternehmer einen Antrag bei der Krankenkasse. Voraussetzung für eine Erstattung ist grundsätzlich die ärztlich bestätigte Arbeitsunfähigkeit. In vielen Unternehmen ist es jedoch üblich, für die ersten drei Tage Krankheit kein Attest vorzulegen. „Damit der Steuerberater die Erstattung bei der Kasse beantragen kann, muss er über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Deswegen ist es wichtig, auch bei einer Drei-Tage-Regelung daran zu denken, den Berater zu informieren, damit dieser sich um die Erstattung kümmern kann“, rät Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV.

Der gesetzliche Regelsatz für die Erstattung liegt bei 80 Prozent. Allerdings können die Kassen auch niedrigere Erstattungssätze anbieten. Sie legen die Beitrags- und Erstattungssätze individuell fest – und bei jeder Kasse sind mehrere Erstattungssätze wählbar. Niedrigere Erstattungssätze sind zu entsprechend reduzierten Beiträgen zu haben. Trifft der Unternehmer keine Wahl, wird er im Regelsatz eingestuft.

Unternehmen können Erstattungssatz individuell wählen

In der Regel liegen die Beiträge für die Entgeltfortzahlungsversicherung zwischen ein und drei Prozent des Arbeitnehmer-Bruttogehalts. Die Spannbreite der Erstattungssätze bewegt sich meist – abhängig vom Beitrag – zwischen 40 und 80 Prozent. Damit haben Unternehmen mehr Spielraum, die Umlage-Beiträge an die individuelle Situation im Betrieb anzupassen. Als geringster möglicher Erstattungssatz sind gesetzlich 40 Prozent festgelegt. Welche Sätze die jeweilige Krankenkasse anbietet, erfährt man auf den Internetseiten der Kasse – oder bei der Übersicht der gesetzlichen Kassen (https://beitragssatz.itsg.de/) „Ein Wechsel des Erstattungssatzes ist in aller Regel nur zum Jahresende möglich. Daher sollten Unternehmen in Absprache mit dem Steuerberater ermitteln, welcher Erstattungssatz für den Betrieb im kommenden Jahr voraussichtlich am günstigsten ist“, empfiehlt Steuerberater Mayr. „Natürlich kann niemand den Krankenstand für das nächste Kalenderjahr sicher voraussagen. Aber die Erfahrungswerte der vergangenen Jahre ermöglichen in der Regel schon eine Abschätzung für die Zukunft.“

Achtung: Die Krankenkassen erstatten nur die Beträge, zu denen der Arbeitgeber per Gesetz verpflichtet ist. Ist beispielsweise im Tarifvertrag eine längere Entgeltfortzahlung als sechs Wochen vereinbart, muss der Arbeitgeber die darüber hinausgehende Lohnfortzahlung aus eigener Tasche zahlen. Meldet sich ein Arbeitnehmer erst im Laufe eines Tages krank, gibt es für diesen Tag ebenfalls keine Erstattung.

Übrigens: Die Umlage 2 der Entgeltfortzahlung müssen alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe mittragen. Diese U2 sichert den Zuschuss zum Mutterschaftsgelt, eine mögliche Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverboten und die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Selbst Unternehmen, die gar keine Frauen beschäftigen, müssen die Umlage zahlen. Auf diese Weise soll von vornherein verhindert werden, dass Frauen bei der Einstellung wegen möglicher höherer Kosten diskriminiert werden.