Datenschutz und Auskunftspflichten im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung oder Betriebsprüfung - Teil 1

Im Rahmen von Lohnsteueraußenprüfungen und Betriebsprüfungen kommt es gelegentlich vor, dass die vom Prüfer gewünschten Auskünfte mit Verweis auf vermeintliche datenschutzrechtliche Bestimmungen nicht bzw. nicht vollständig erteilt werden. Darüber hinaus werden aus vermeintlichen Vereinfachungsgründen, z.B. um innerbetriebliche Prozesse zu verschlanken, Aufzeichnungen nicht geführt und Nachweise nicht vorgelegt. Dies sorgt nicht nur für Verzögerungen im zeitlichen Ablauf einer steuerlichen Außenprüfung, sondern ggf. auch für steuererhöhende Konsequenzen.

Bei der Berufung auf datenschutzrechtliche Grundrechte wird häufig übersehen, dass Unternehmen und ihre steuerlichen Berater nicht nur ihren Mitwirkungspflichten im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung nachkommen müssen, sondern darüber hinaus auch die Beweislast für steuererhebliche, insbesondere für steuermindernde Tatsachen tragen müssen. Das bedeutet, dass nicht etwa das Finanzamt nachweisen muss, dass die Voraussetzungen für die Anwendung einer Rechtsgrundlage nicht vorgelegen haben, sondern dass das Unternehmen im Umkehrschluss nachweisen muss, dass die entsprechenden Voraussetzungen vorgelegen haben.

Beispiel Fahrtenbuch:

Der Rechtsanwalt Heiner Heinsohn vertritt die Auffassung, er könne in seinem Fahrtenbuch aus datenschutzrechtlichen Gründen und aufgrund standesgemäßer Verschwiegenheitspflichten keine Angaben zu seinen aufgesuchten Geschäftspartnern machen. Nach Maßgabe der einschlägigen steuerlichen Bestimmungen gilt das Fahrtenbuch daher als nicht ordnungsgemäß geführt. Darüber hinaus ist dem Datenschutz aus Sicht des Finanzamtes durch das Steuergeheimnis (§ 30 Abgabenordnung) hinreichend Rechnung getragen. Im Ergebnis ist das Fahrtenbuch zu verwerfen und die 1 % - Regelung abzuwenden.

Hier gilt es daher abzuwägen, ob der Rechtsanwalt bereit ist, aufgrund der vorgetragenen datenschutzrechtlichen Bedenken die steuerlichen Konsequenzen aus dem nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch zu tragen.

Beispiel fehlende Reisekostenabrechnungen

Die ABC-GmbH erstattet ihren Arbeitnehmern gemäß Belegnachweis die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit entstandenen Aufwendungen. Reisekostenabrechnungen werden "aus Vereinfachungsgründen und zur Verschlankung der innerbetrieblichen Prozesse" nicht erstellt.

Die erstatteten Aufwendungen werden zwar dem Grunde nach zutreffend auf den jeweiligen Sachkonten gebucht (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten).

Weil eine Zuordnung der Reisekosten zu einer Auswärtstätigkeit für einen außenstehenden Dritten (hier dem Prüfer des Finanzamtes) nicht vorgenommen werden kann, kommt es zu Beanstandungen im Rahmen der Prüfung.

Fortsetzung folgt!

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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