Bewerbermanagement und Recruiting in Zeiten von Big Data und Datenschutz

Auf kaum einem Gebiet der Personalarbeit hat die Digitalisierung der Arbeitswelt so schnell und umfassend Auswirkungen gezeitigt wie im Prozess der Findung und Auswahl von geeigneten Bewerbern. Anstelle von per Post versandten Bewerbungsmappen und deren aktenmäßiger Verwaltung im Unternehmen ist heute die Bewerberansprache per Internet, die elektronische Kommunikation und der Einsatz modernster Software getreten.

Parallel dazu trägt auch die Gesetzgebung den veränderten Umständen Rechnung und fordert die Beachtung zahlreicher neuer Vorschriften u.a. zum Datenschutz, der Geheimhaltung von Geschäftsgeheimnissen und zur E-Privacy Richtlinie, um nur einige besonders wichtige aktuelle Themen zu benennen.

Dies stellt Personalverantwortliche und Führungskräfte vor große, neue und bislang unbekannte Herausforderungen, zumal Gesetzesverstöße immer häufiger mit härteren Sanktionsvorschriften versehen werden.

Im Bewerbungsverfahren sind alle Prozessabschnitte betroffen. Eine umfassende Information und ständige Fortbildung aller Beteiligten erscheint unerlässlich.

Formfragen: erste Stolperfallen

Bevor auch nur die erste Stellenanzeige geschaltet und die erste Bewerbung beurteilt wird sind zahlreiche Formfragen zu klären. Hierzu zählen:

• Wie muss die (zwingend erforderliche) Datenschutzbelehrung für Bewerber erfolgen, muss jeder Bewerber persönlich unterschreiben?
• Wann ist eine schriftliche Einwilligung sinnvoll oder erforderlich?
• Ist die Kommunikation zwingend zu verschlüsseln, wenn ja wie?
• Wo gehen Informationen über Bewerber ein, erfolgt eine interne Weiterleitung, wer hat Zugriffs- und/oder Änderungsrechte?

Die vorstehende kleine Auswahl an Fragen verdeutlicht anschaulich wie wichtig die gemeinsame Entwicklung eines Unternehmenskonzepts ist, bevor auch nur das erste Bewerbungsverfahren nach neuen Spielregeln begonnen hat.

Vom Eingang der Bewerbung zur Vorauswahl

Viele Unternehmen nutzen eine spezielle Software für das Bewerbermanagement. Die Anzahl der Anbieter ist schier unübersehbar. Die Herausforderung für Personalverantwortliche besteht dabei nicht nur darin, ein anwenderfreundliches, mit der eigenen IT-Landschaft kompatibles und bezahlbares Produkt auszuwählen, sondern dieses auch so zu konfigurieren, dass rechtliche Probleme vermieden werden. Anbieter bezeichnen Programme zwar immer als rechtskonform, schließen ihre Haftung jedoch explizit aus, sodass es letztlich der Anwender selbst ist, der für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben verantwortlich ist.

Mit steigender Relevanz sozialer Medien gewinnen auch Themen wie Active Sourcing (die proaktive Suche nach interessanten Kandidaten) und Pre- Employment Background Checks (angefangen beim simplen „Googlen“ von Bewerbern) an Bedeutung. Vieles ist möglich, nicht alles ist erlaubt. Alle am Bewerbungsprozess Beteiligten müssen genau wissen, wo die Grenzen verlaufen. Verstöße können für das Unternehmen und Verantwortliche teuer werden.

Auswahlprozess

Die Auswahlentscheidung selbst ist schwierig, fehlerbehaftet und von subjektiven Faktoren beeinflusst. Auch hier bieten Softwareanbieter Hilfe an. Diese reicht von der Vorauswahl unter Anwendung von Algorithmen über die Sprach- und Schriftanalyse bis hin zur Erstellung psychologischer Profile gespeist mit Daten aus allen verfügbaren Quellen. Wiederum ist es wichtig Fallen z.B. durch Berücksichtigung unzulässiger oder sogar diskriminierender Informationen zu vermeiden.

Darüber hinaus verlangt der Gesetzgeber weitere Schritte wie z.B. die Durchführung eines Terrorlistenscreenings.

Das altbekannte Vorstellungsgespräch hat zwar noch nicht überall ausgedient, vielerorts wird es allerdings durch Videointerviews oder vergleichbare mediale Einsatzformen ergänzt oder sogar verdrängt. Eine Videokonferenz ist allerdings rechtlich ganz anders zu bewerten als ein persönliches Gespräch. Technische Mittel und die eingesetzte Software sind auf Rechtkonformität zu überprüfen, oft bestehen auch Mitbestimmungsrechte. Alle Beteiligten müssen genau wissen was erlaubt ist und was vermieden werden muss.

Drittländer

Die Digitalisierung ist eng verknüpft mit einem anderen großen Thema, der Globalisierung der Märkte. Dies bedeutet im Bewerbermanagement, dass genau geprüft werden muss, wie Datenströme verlaufen, insbesondere wo sie (zwischen)gespeichert werden. Oft ist es auch das Mutterunternehmen im Nicht- EU Ausland, das im Bewerbungsprozess beteiligt sein möchte. Hier stellen sich Spezialthemen, die regelmäßig nur durch fundierte rechtliche Beratung zu bewältigen sind.

Neue Herausforderungen

In vielfacher Hinsicht erleichtern neue digitale Techniken und Programme den Prozess der Findung und Auswahl von Bewerbern. Für Personalverantwortliche und Führungskräfte ergeben sich im Hinblick auf zum Teil neugestaltete Rechtsbereiche vielfältige, ganz anders als bisher gelagerte Problemstellungen. Für Unternehmen bedeutet dies eine Herausforderung, da nicht nur das heutige Personal aus- und stets weitergebildet werden muss, sondern unabhängig von gerade im Personalbereich nicht seltenen Fluktuationen ein Unternehmensleitfaden vorhanden sein sollte, an dem sich jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit orientieren kann.