bAV-Administration erlebt Digitalisierungs-Schub

Im Vorjahr investierte erst ein Fünftel eine vergleichbare Summe. Dies ergab eine Befragung von 54 Unternehmen durch den bAV-Dienstleister Willis Towers Watson. Die Unternehmen reagieren damit auf gestiegene Anforderungen im Hinblick auf Prozess- und Datensicherheit. Mehr als vier Fünftel erwarten für die Zukunft eine noch stärkere Automatisierung der Administrationsplattformen. Aber auch die Erwartungen ihrer Mitarbeiter im Hinblick auf Self-Service, Verständlichkeit und intuitive Bedienbarkeit der entsprechenden Plattformen spielen bei den geplanten Investitionen eine wesentliche Rolle. Zwei Drittel der Unternehmen erwarten, dass diese Erwartungen künftig noch stärker berücksichtigt werden als bislang.

„Unternehmen ziehen die längst überfällige Modernisierung der bAV-Verwaltung nach“, berichtet Dr. Michael Paulweber, Leiter Technology and Administration Solutions bei Willis Towers Watson. Dabei setzen knapp drei Viertel der Unternehmen den Stellenwert hoch an (2018: 70 %). In der Vergangenheit standen zwar angesichts meist enger IT-Budgets noch andere Unternehmensbereiche im Fokus von Digitalisierungsprojekten. Aber nicht nur die durch die Studie zutage geförderten Daten lassen einen bevorstehenden Digitalisierungs-Schub erkennen. „Wir merken das ganz klar anhand einer erheblich steigenden Nachfrage“, so Paulweber. Willis Towers Watson betreut als Dienstleister die bAV-Verwaltung von rund 300 Unternehmen mit insgesamt 330.000 Leistungsbeziehern und 1,2 Millionen bAV-Anwärtern.

Digitalisierungsgrad sehr heterogen

In der Praxis ist der Digitalisierungsgrad der bAV-Administration sehr heterogen und insgesamt noch erstaunlich niedrig. Nur 41 % der Administrationsprozesse (wie beispielsweise die Ermittlung von Rentenansprüchen) sind automatisiert. Die Gründe hierfür sind vielfältig und sehr unternehmensindividuell. „Die Vorstellung, dass große Unternehmen vorausgehen und kleine Unternehmen in der Digitalisierung der bAV-Verwaltung hinterherhinken, trifft nicht unbedingt zu“, erklärt Paulweber. Vielmehr hängt der Digitalisierungsgrad neben der Budgetsituation wesentlich von der jeweiligen bAV-Landschaft im Unternehmen ab. „So haben etwa große Unternehmen, die nach Zukäufen viele unterschiedliche Pensionspläne zu managen haben, hier eine komplexere Ausgangssituation als z. B. kleine, junge Unternehmen mit nur einem Pensionsplan, der gezielt administrationsfreundlich gestaltet wurde.“

Möglich ist jedoch auch, dass Unternehmen die Erwartungen ihrer Mitarbeiter und Leistungsbezieher – gerade im Hinblick auf elektronische Kommunikation – unterschätzen. „Wir alle sind es gewohnt, im Online-Shopping schnell und unkompliziert Produkte zu vergleichen und Kaufentscheidungen umgehend zu treffen und zu übermitteln“, so Paulweber. Die bAV-Kommunikation kann mit diesen Standards bislang nicht mithalten. Derzeit kommuniziert nicht einmal die Hälfte der Unternehmen (48 %) digital mit bAV-Anwärtern und nur 17 % mit Leistungsbeziehern. „Wenn Unternehmen die bAV jedoch personalpolitisch als Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung einsetzen wollen, sollten sie auch die Handhabung für die Mitarbeiter ansprechend gestalten, denn nur so kann sich auch die gewünschte Wirkung entfalten“, betont Paulweber.

Dringender Handlungsbedarf, aber schwierige Entscheidungsgrundlagen

Angesichts neuer Technologien (z. B. Cloud-Computing, Ablösung von Softwaresystemen) erwarten fast alle Unternehmen, dass es zu grundlegenden Veränderungen kommen wird. Rund 60 % der Teilnehmer erwarten, dass Administrationsplattformen aufgrund des Technologiewandels anzupassen sind. Sogar 70 % gehen davon aus, dass Kommunikationsplattformen angepasst werden müssen. Etwa ein Drittel der Unternehmen wollen ihre bAV-Funktion durch den Einsatz externer Dienstleister auf den Technologiewandel vorbereiten. Ebenso viele wollen ihre Systeme und Plattformen selbst anpassen. Jeder Fünfte ist noch in der Sondierungsphase.

Allerdings befinden sich die technologischen Rahmenbedingungen in einem permanenten Wandel – neue Services sind auf dem Markt verfügbar; etablierte Lösungen veralten und werden nicht immer fortgeführt. Dies erschwert die Entscheidungen für neue Technologien, während gleichzeitig ein hoher Entscheidungsdruck besteht, nicht zuletzt im Hinblick auf z. B. wachsende Informationspflichten in der bAV oder den stärkeren Fokus auf Effizienz und Sicherheit von bAV-Prozessen. „Trotz dieses Dilemmas ist abwarten und nichts tun der schlechteste Ausweg. Unternehmen sollten vielmehr in kleinen pragmatischen Schritten Prozesse vereinfachen und wo möglich automatisieren. Dazu gehört auch, Sonderregelungen abzuschaffen und Versorgungsordnungen soweit wie möglich zu harmonisieren. Das vereinfacht spätere Veränderungen in der IT-Landschaft erheblich“ empfiehlt bAV-Experte Paulweber.