Automatisierung im Personalwesen: So steigern Unternehmen die Effizienz ihrer HR-Abläufe

Die Folge: Spürbare Zeitersparnisse und mehr Kosteneffizienz. Für Unternehmen bedeutet dies aber auch mehr Wertschöpfung. Denn Mitarbeiter können sich, von zeitraubenden Routinetätigkeiten befreit, Aufgaben zuwenden, die einen unmittelbaren Einfluss auf den Umsatz haben – und zwar quer über alle Unternehmensbereiche und -funktionen hinweg, von der Produktion bis hin zum Personalwesen.

Sage, Markt- und Technologieführer für Cloud-basierte Unternehmenslösungen, kennt die wichtigen Vorteile automatisierter Abläufe im HR-Bereich und nennt hilfreiche Anwendungen, wie sich entsprechende Prozesse realisieren lassen. „Die Automatisierung von Abläufen im Personalwesen kann die Art und Weise, wie Unternehmen wertschöpfend agieren, von Grund auf verändern, Mitarbeiter unterstützen und neue Potenziale eröffnen. Damit dies gelingt, gilt es, eine leistungsstarke, innovative und zukunftsweisende Lösung zu finden, die mit den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens wachsen kann“, kommentiert Christian Zöhrlaut, Director Product Marketing Management Central Europe bei Sage.

Vier Vorteile einer effizienten HR-Automatisierung

1. Reibungslosere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist nicht nur ein wichtiges Element einer Unternehmenskultur, die ihre Mitarbeiter wertschätzt, vom ersten Tag an willkommen heißt und ein optimales Arbeitsumfeld bieten möchte. Positive Onboarding- und Preboarding-Erfahrungen reduzieren zudem die Zeit, die neue Mitarbeiter benötigen, um sich mit ihren Aufgaben vertraut zu machen. Dadurch sind sie schneller in der Lage, einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung ihres Betriebs zu leisten, was sich wiederum positiv auf die Motivation auswirkt.

Automatisierte Kommunikationsfunktionen des HR-Systems helfen in diesem Zusammenhang, personalisierte E-Mails an einen neuen Mitarbeiter zu schicken, auf Informationsquellen zu verweisen, Online-Checklisten zu senden oder den Einstellungsprozess mit elektronischen Unterschriften und automatischen Erinnerungen zu vereinfachen. Zudem ist es für den neuen Mitarbeiter möglich, seine personenbezogenen Mitarbeiterdaten gleich am ersten Tag selbst in das System einzutragen. Mit Übermittlung von Echtzeit-Feedback im Rahmen von Umfragen können neue Mitarbeiter darüber hinaus dazu beitragen, den Einstellungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Sie leisten damit von Beginn an einen Beitrag zur Weiterentwicklung ihres Unternehmens.

2. Flexibles Performance Management

Traditionelle Ansätze des Performance-Managements, wie beispielsweise jährliche Beurteilungen, sind zeitaufwendig und oft nicht sehr lange aktuell. Daher setzen Unternehmen vermehrt auf einen nachhaltigeren Ansatz, der sich auf kontinuierlichen Austausch konzentriert, regelmäßige Verbesserungen ermöglicht und zu mehr Engagement, Produktivität und Wachstum führt. Hilfreich sind diesbezüglich Funktionen, mit denen sich Ad-hoc-Bewertungsprozesse automatisieren, Leistungen mit Zielvorgaben vergleichen sowie Feedbackschleifen speichern lassen, und die darüber hinaus Einblicke zu individuellen Mitarbeiterleistungen bieten. Sinnvoll sind auch automatisierte Talent- und Risikoaufstellungen, die sich anzeigen lassen, wenn Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen verlassen. Das Monitoring der Mitarbeiterleistung und die gleichzeitige Verknüpfung dieser Daten mit den entsprechenden Vergütungsplänen gehört ebenfalls zu den nützlichen Vorteilen eines automatisierten Performance Managements.

3. Self-Service-Tools für Mitarbeiter

Unternehmen, die Mitarbeiter in die Lage versetzen, mit einem automatisierten und intuitiven System ihre persönlichen Angelegenheiten selbst in die Hand zu nehmen, können so das Mitarbeitererlebnis verbessern und den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung verringern. Mitarbeiter können beispielsweise ihre persönlichen Daten sicher verwalten und auf vertrauliche Daten wie ihre Gehaltsabrechnung zugreifen. Auch der Abruf von Firmennews und Richtlinien ist jederzeit, an jedem Ort und von jedem Gerät aus dank Responsive Design möglich – egal ob stationärer PC, Tablet oder Smartphone. Mitarbeiter und Manager können Urlaubsanträge verwalten, wobei Genehmigungsworkflows und Vorgaben automatisch angewendet werden. Zudem wird die Absprache mit Kollegen vereinfacht.

4. Fundierte und umsetzbare Erkenntnisse

Die Beschaffung verlässlicher Personaldaten stellte viele Jahre eine Herausforderung für die HR-Abteilung dar. Mit einer einzigen zentralen Datenbank profitieren Unternehmen heute von einem sofortigen und genauen Überblick über ihre Mitarbeiter, was eine viel intelligentere und schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Zu den wichtigen Funktionen und Möglichkeiten diesbezüglich gehören detaillierte und umfassende Analysen sowie die Erstellung verlässlicher Prognosen zu Mitarbeiterbedarfen. Ratsam sind darüber hinaus vorkonfigurierte globale Berichte und Dashboards, Diagramme, Tabellen und anderen Grafiken zur Visualisierung und schnellen Identifizierung von Trends sowie Warnmeldungen bei eventuell auftretenden Engpässen oder Problemen.

Christian Zöhrlaut resümiert: „Mithilfe eines automatisierten HR-Systems lässt sich innerhalb eines Jahres ein signifikanter Return on Investment realisieren. Die Goldsmiths University of London hat sogar herausgefunden, dass die Vorteile eines modernen Personaltools bereits innerhalb von 90 Tagen zum Tragen kommen. Sage Business Cloud People verbessert die Gewinnung, das Management und die Bindung von Mitarbeitern. Durch intelligente und zielgerichtete Automatisierung lassen sich das gesamte HR-Umfeld transformieren, die Produktivität verbessern und Freiräume für wichtige Aufgaben zur Forcierung des Geschäftserfolgs schaffen.“