Rechnungen richtig korrigieren

dasFiBuWissen-News [ Stand: 24.03.2015 ]
Autor: Online-Redaktion Verlag Dashöfer
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)
Formelle oder inhaltliche Fehler in Rechnungen sind keine Seltenheit. Bei der Korrektur sind einige Fallstricke zu beachten. Typische Fehler und wie sie sich vermeiden lassen.

Schnell schleichen sich auf Rechnungen Fehler ein, die weitreichende Auswirkungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für Rechnungen zahlreiche Pflichtangaben vor. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Zudem muss der Rechnungssteller für falsch ausgestellte Rechnungen womöglich unnötig Umsatzsteuer abführen. Zwar bleibt grundsätzlich die Möglichkeit zur Rechnungskorrektur, doch drohen dadurch beträchtliche Mehraufwände und Zusatzkosten.

Die Erstellung von Rechnungen erfordert höchste Sorgfalt, um Lawineneffekte zu vermeiden, mahnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Die Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14 a UStG sollten genau eingehalten werden. „Besonders fehlerträchtig ist das Vervielfältigen von Rechnungen mittels Kopierfunktion“, sagt Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. „So kommt es leicht zu fehlenden und fehlerhaften Positionen, beispielsweise bei Leistungszeitraum oder Rechnungsbetrag.“ Tippfehler und Ungenauigkeiten etwa im Firmennamen sind verzeihlich, sofern die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.

Dem Leistungsempfänger ist ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb wird er fehlerhafte Rechnungen beim Leistungserbringer reklamieren. Der Rechnungssteller ist zur Rechnungskorrektur verpflichtet, die nur er allein vornehmen darf. Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten, um die Problematik nicht weiter zu verschärfen. Selbstverständlich muss auch die Korrekturrechnung alle umsatzsteuerlichen Formvorgaben einhalten. Es empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und als Rechnungsstorno oder Rechnungskorrektur gekennzeichnet. Die neue Rechnung wird mit einer neuen Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung versehen (z.B. ersetzt Rechnung Nr. 1234 vom 5.3.2015). „Das Berichtigungsdokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein“, betont BVBC-Expertin Jüssen. „Andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen.“ Dann kommt es schnell zu ärgerlichen Falschüberweisungen und Fehlbuchungen, was für Missstimmung unter Geschäftspartnern sorgen kann.

Nicht selten fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dem Rechnungsempfänger ist es dann nur mit enormem Aufwand oder überhaupt nicht mehr möglich, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Grund: Die Ansprechpartner existieren nicht mehr oder das Unternehmen wurde aufgelöst. Entsprechend wichtig ist eine umgehende und gewissenhafte Rechnungseingangsprüfung durch den Leistungsempfänger. Sonst drohen die nachträgliche Streichung der Vorsteuer und empfindliche Nachzahlungen.

Tipp des BVBC: Eine verspätete Rechnungskorrektur ist grundsätzlich zu vermeiden. Steuerzahler müssen auf Nachforderungen vom Finanzamt hohe Zinsen zahlen. Die Crux: Nach der bisherigen Rechtsauffassung wirkt eine Rechnungsberichtigung nicht zurück. Die Finanzbehörden erheben für die Kürzung der Vorsteuer regelmäßig Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr. So stehen für Unternehmen schnell erhebliche Summen im Raum. „Betroffene Unternehmen können allerdings auf ein positives Urteil des Europäischen Gerichtshofs hoffen, der die Bedingungen einer rückwirkenden Rechnungskorrektur klären soll“, sagt BVBC-Expertin Jüssen. Sie können unter Hinweis auf das anhängige EU-Verfahren Einspruch gegen die Zinsfestsetzung einlegen.

§ 14a – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
(1) Führt der Unternehmer eine sonstige Leistung im Sinne des § 3a Abs. 2 im Inland aus und schuldet für diese Leistung der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Absatz 1 und 5 Satz 1, ist er zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, in der auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben sind.
(2) Führt der Unternehmer eine Lieferung im Sinne des § 3c im Inland aus, ist er zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.
(3) Führt der Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung aus, ist er zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Darin sind auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben. Satz 1 gilt auch für Fahrzeuglieferer (§ 2a). Satz 2 gilt nicht in den Fällen der §§ 1b und 2a.
(4) Eine Rechnung über die innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs muss auch die in § 1b Abs. 2 und 3 bezeichneten Merkmale enthalten. Das gilt auch in den Fällen des § 2a.
(5) Führt der Unternehmer eine Leistung im Sinne des § 13b Absatz 1 und 2 aus, für die der Leistungsempfänger nach § 13b Absatz 5 die Steuer schuldet, ist er zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. In der Rechnung ist auch auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8) findet keine Anwendung.
(6) In den Fällen der Besteuerung von Reiseleistungen (§ 25) und der Differenzbesteuerung (§ 25a) ist in der Rechnung auch auf die Anwendung dieser Sonderregelungen hinzuweisen. In den Fällen des § 25 Abs. 3 und des § 25a Abs. 3 und 4 findet die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8) keine Anwendung.
(7) Wird in einer Rechnung über eine Lieferung im Sinne des § 25b Abs. 2 abgerechnet, ist auch auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers hinzuweisen. Dabei sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8) findet keine Anwendung.