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Quartalsnachrichten - Neues von den GoBD - Entwurf eines Änderungsschreibens

Bilanzierung [ Stand: 25.11.2018 ]
Autor: Dirk J. Lamprecht
Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Die GoBD aus dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 beschäftigen seither das Rechnungswesen: Die IT-gestützte Buchführung muss schließlich korrekt umgesetzt werden. Nun gibt es einen Änderungs-Entwurf zum GoBD-BMF-Schreiben. Dirk J. Lamprecht informiert Sie.

Derzeit gibt es einen neuen Änderungs-Entwurf zum GoBD-BMF-Schreiben vom 14. November 2014. Dieser Entwurf wurde den Wirtschaftsverbänden zur Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (sog. GoBD) auf Grundlage des „alten“ BMF-Schreibens, BStBl. I 2014, S. 1450ff., vorgelegt. Die Verbände können bis zum 12. November 2018 eine Stellungnahme abgeben.

Was ist als Neuerung geplant?

Mit der Veröffentlichung des GoBD-Schreibens besteht bei den Steuerpflichtigen dennoch eine Unsicherheit, ob die verfassten Regelungen zum ersetzenden Scannen, d. h. der elektronischen Erfassung von in Papierform empfangenen Dokumenten (Digitalisierung), auch das Fotografieren insbesondere mittels Smartphone (sog. Foto-App) umfasst oder lediglich das Scannen mittels „herkömmlichen“ Scanner die Voraussetzungen der GoBD aus Sicht der Finanzverwaltung erfüllt. Im Entwurf nennt die Rz. 130, das die elektronische bildliche Erfassung (statt bisher Scannen) von Papierbelegen auch mittels Fotographie zulässig ist. Damit wird ein weiterer Schritt zur Digitalisierung und damit zur effektiven Prozessabwicklung im Rechnungswesen verfolgt. Eine dezentrale bildliche Erfassung von Belegen ist damit zulässig (vgl. auch Rz. 130 bildliche Erfassung im Ausland z. B. auf einer Dienstreise). Die Finanzverwaltung erlaubt unter der Voraussetzung der Vorlage einer wirksamen Verfahrensdokumentation die Papierbelege durch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets und zugehöriger Anwendungssoftware (sog. „Apps“) abzulichten und zur weiteren Verarbeitung und Aufbewahrung medienbruchfrei in die Unternehmens-EDV zu übertragen. In der Praxis wird damit die dezentrale Erfassung von Reisekosten möglich, entsprechend der Vorgabe des „alten“ GoBD-Schreibens, zeitnah (unbare Geschäfte müssen grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen erfasst werden) die Belege zu erfassen und dennoch endgültig die Papierbelege zu vernichten. Als Prozess wäre damit eine externe Ablichtung möglich. Im Anschluss erfolgt die digitale Übermittlung der Daten und eine zwischenzeitliche beleghafte Archivierung beim Mitarbeiter, bis die Lohnabteilung die Reisekostenabrechnung erstellt hat und keine Rückfragen mehr hat. Danach kann der Papierbeleg vom Mitarbeiter vernichtet werden. Häufig wird in der Praxis hiergegen der Einwand erhoben, dass der Mitarbeiter im Rahmen seiner persönlichen Steuererklärung die Belege als Werbungskosten geltend machen kann. Dazu hat er jedoch in der Anlage N zu erklären, ob er die Kosten bereits von seinem Arbeitgeber erstattet bekommen hat, oder nicht. Damit ist dem Mitarbeiter freigestellt eine Steuerhinterziehung zu versuchen. Zu empfehlen ist, dass dem Mitarbeiter in einer Dienstanweisung mitgeteilt wird, dass nach Verstreichen einer Rücksprachefrist er die Belege zu vernichten hat und nicht noch (versucht) diese in seiner persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

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