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Prozessdokumentation - Prozess und Verfahren

Bilanzierung [ Stand: 13.02.2019 ]
Autor: Torsten Busse-Stein
Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Die Prozessdokumentation ist von großer Bedeutung für die Unternehmenssteuerung. Torsten Busse-Stein erläutert die theoretischen Grundlagen wie auch die praktische Umsetzung einer Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation. In diesem Teil geht es um die Definition und Abgrenzung von Verfahren und Prozess.

Prozess und Verfahren

Im Mittelpunkt steht der Prozess. Es geht darum, zu evaluieren, WAS getan wird. Dabei helfen Beschreibungen und Formulare in Word oder Excel, welche die Prozesse beschreiben. Standardisierte Modellbeschreibungen und Softwaresysteme sowie externe Berater unterstützen m.E. nur bedingt, denn jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur. Damit hat jeder Prozess seine Eigenarten, die aus der Organisation oder dem Unternehmen heraus entstehen. Alle Prozesse sind auf die unternehmenseigenen Bedürfnisse ausgerichtet – gesteuert oder ungesteuert. Alle Prozesse werden durch die handelnden Personen ausgeführt, geprägt und im Zweifel festgeschrieben (Anm.: insbesondere, wenn Sie – so wie ich – im Mittelstand agieren, der nicht, wie große Konzerne, Standards etabliert, von denen nicht abgewichen werden kann). Es findet immer ein Prozess statt.

Definition

An dieser Stelle sei eine – beispielhafte – Definition des Begriffes „Prozess“ erlaubt: Ein Prozess ist eine zielgerichtete Abfolge von – meist aufeinanderfolgenden (abgegrenzt hierzu gibt es auch Prozesse, die parallel laufen können und ein Ziel verfolgen) – Handlungsschritten, um ein definiertes Ziel oder einen definierten Output zu erreichen. Dabei spielen sowohl Effektivität als auch Effizienz des Prozesses eine wesentliche Rolle, da beide Charakteristika einen wesentlichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit haben. Man erreicht diese nur über die detaillierte Kenntnis der Handlungsschritte.

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