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Probleme bei fehlerhaften Lohnsteuerabzugsmerkmalen

dasFiBuWissen-News [ Stand: 20.02.2018 ]
Autor: Volker Hartmann
Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Der Lohnsteuerabzug bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung richtet sich grundsätzlich nach den persönlichen Besteuerungsgrundlagen, die der Arbeitgeber über die ELStAM-Datenbank abrufen kann. Wenn diese persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale unzutreffend sind, z. B. weil fehlerhaft eine nicht zutreffende Lohnsteuerklasse bereitgestellt wird, führt dies zu einem höheren Lohnsteuerabzug und damit zu einer nicht unerheblichen finanziellen Mehrbelastung der betroffenen Arbeitnehmer.

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich an die im Rahmen des ELStAM-Verfahrens abgerufenen persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale gebunden. Er darf entsprechend nicht von den abgerufenen Werten abweichen geschweige denn eigenständige Korrekturen vornehmen.

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Anwendung des § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG bei technischen Störungen

Wenn der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgrund einer technischen Störung, insbesondere bei Schwierigkeiten bei der Anforderung, dem Abruf, der Bereitstellung und der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder bei einer verzögerten Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug), nicht abrufen kann, darf er nach Maßgabe von § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu Grunde legen.

Diese Maßnahme ist jedoch längstens für die Dauer von drei Kalendermonaten zulässig.

Unzutreffende Lohnsteuerklassen bei Verheirateten und Alleinerziehenden

Aufgrund einer Billigkeitsregelung der Finanzminister der Länder wird es darüber hinaus nicht beanstandet, wenn auch bei Vorliegen anderer Probleme für einen Übergangszeitraum von maximal drei Kalendermonaten vom Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug nach Maßgabe von § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu Grunde gelegt werden.

Als solche anderen Probleme kommen insbesondere von der Finanzverwaltung oder von den Meldebehörden automatisch fehlerhaft bereitgestellte Steuerklassen in Betracht, z.B. bei fehlerhafter Umstellung des Familienstandes in der ELStAM-Datenbank von „verheiratet“ auf „ledig“ sowie die automatisch erfolgte unzutreffende Änderung der Steuerklasse bei Alleinerziehenden von Steuerklasse II in die Steuerklasse I.

Anwendung der Steuerklasse VI bei mehreren Arbeitsverhältnissen

Häufig werden vom Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen, wenn ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitsverhältnissen nicht als Nebenarbeitgeber, sondern als Hauptarbeitgeber anmeldet. In diesem Fall wird der eigentliche Hauptarbeitgeber zum Nebenarbeitgeber. Infolgedessen kann der eigentliche Hauptarbeitgeber den Arbeitslohn nicht mehr mit der familiengerechten Steuerklasse versteuern. Der Lohnsteuerabzug hat in diesen Fällen daher nach der Steuerklasse VI zu erfolgen.

Auch in derartigen Fällen kann der Arbeitgeber von der Nichtbeanstandungsregelung Gebrauch machen und die bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmale ansetzen.

Voraussetzungen für die Anwendung der Nichtbeanstandungsregelung

Die Nichtbeanstandungsregelung darf jedoch nur dann angewendet werden, wenn der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber schriftlich versichert, dass sich seine persönlichen Lebensumstände nicht geändert haben und er keine Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale beantragt hat.

Hinsichtlich der Anwendung der Steuerklasse VI bei mehreren Arbeitsverhältnissen hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitnehmer schriftlich zu bestätigen, dass er kein anderes Hauptarbeitsverhältnis bei einem weiteren Arbeitgeber aufgenommen hat.

Belegführung

Der Arbeitgeber muss die schriftlichen Erklärungen des Arbeitnehmers aufbewahren und als Anlage zum Lohnkonto nehmen.

Der Autor:

Volker Hartmann

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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§ 39c – Durchführung des Lohnsteuerabzugs ohne Lohnsteuerkarte
(1) 1Solange der unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte schuldhaft nicht vorlegt oder die Rückgabe der ihm ausgehändigten Lohnsteuerkarte schuldhaft verzögert, hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI zu ermitteln. 2Weist der Arbeitnehmer nach, dass er die Nichtvorlage oder verzögerte Rückgabe der Lohnsteuerkarte nicht zu vertreten hat, so hat der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die ihm bekannten Familienverhältnisse des Arbeitnehmers zugrunde zu legen.
(2) 1Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer von dem Arbeitslohn für den Monat Januar eines Kalenderjahres abweichend von Absatz 1 auf Grund der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für das vorhergehende Kalenderjahr ermitteln, wenn der Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte für das neue Kalenderjahr bis zur Lohnabrechnung nicht vorgelegt hat. 2Nach Vorlage der Lohnsteuerkarte ist die Lohnsteuerermittlung für den Monat Januar zu überprüfen und erforderlichenfalls zu ändern. 3Legt der Arbeitnehmer bis zum 31. März keine Lohnsteuerkarte vor, ist nachträglich Absatz 1 anzuwenden. 4Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen.
(3) 1Für Arbeitnehmer, die nach § 1 Absatz 2 unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer unabhängig von einer Lohnsteuerkarte zu ermitteln. 2Dabei ist die Steuerklasse maßgebend, die nach § 39 Absatz 3 bis 5 auf einer Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers einzutragen wäre. 3Auf Antrag des Arbeitnehmers erteilt das Betriebsstättenfinanzamt (§ 41a Absatz 1 Satz 1 Nummer 1) über die maßgebende Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge und einen etwa in Betracht kommenden Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag (§ 39a) eine Bescheinigung, für die die Vorschriften über die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte sinngemäß anzuwenden sind.
(4) 1Arbeitnehmer, die nach § 1 Absatz 3 als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig behandelt werden, haben ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder beim Eintritt in das Dienstverhältnis eine Bescheinigung vorzulegen. 2Die Bescheinigung wird auf Antrag des Arbeitnehmers vom Betriebsstättenfinanzamt (§ 41a Absatz 1 Satz 1 Nummer 1) des Arbeitgebers erteilt. 3In die Bescheinigung, für die die Vorschriften über die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte sinngemäß anzuwenden sind, trägt das Finanzamt die maßgebende Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge und einen etwa in Betracht kommenden Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag (§ 39a) ein. 4Ist der Arbeitnehmer gleichzeitig bei mehreren inländischen Arbeitgebern tätig, ist für die Erteilung jeder weiteren Bescheinigung das Betriebsstättenfinanzamt zuständig, das die erste Bescheinigung ausgestellt hat. 5Bei Ehegatten, die beide Arbeitslohn von einem inländischen Arbeitgeber beziehen, ist für die Erteilung der Bescheinigungen das Betriebsstättenfinanzamt des älteren Ehegatten zuständig.
(5) In den Fällen des § 38 Absatz 3a Satz 1 kann der Dritte die Lohnsteuer für einen sonstigen Bezug mit 20 Prozent unabhängig von einer Lohnsteuerkarte ermitteln, wenn der maßgebende Jahresarbeitslohn nach § 39b Absatz 3 zuzüglich des sonstigen Bezugs 10 000 Euro nicht übersteigt; bei der Feststellung des maßgebenden Jahresarbeitslohns sind nur die Lohnzahlungen des Dritten zu berücksichtigen.