Jahresabschlussarbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Teil 1

dasFiBuWissen-News [ Stand: 05.02.2019 ]
Autor: Volker Hartmann
Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Wenn die Weihnachtsfeiertage vorüber und der Jahreswechsel überstanden ist, sind in der Finanzbuchhaltung und der Personalabteilung Hochkonjunktur angesagt. Um unliebsame Steuernachforderungen bei einer Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung bzw. Lohnsteueraußenprüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, eingehend zu überprüfen, ob alle steuerrelevanten Sachverhalte zutreffend gewürdigt worden sind.

Im Rahmen seiner Arbeitgeberpflichten ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den seinen Arbeitnehmern gewährten Arbeitslohn vollständig der Lohnversteuerung bzw. der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen und die Lohnsteuerabzugsbeträge sowie die Sozialversicherungsbeiträge fristgemäß an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt bzw. an die Einzugsstellen der Sozialversicherung abzuführen.

Besonderes Augenmerk sollte dabei solchen Sachverhalten gewidmet werden, die bislang noch nicht der Lohnversteuerung unterworfen worden sind, z.B. freiwillige soziale Aufwendungen.

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Freiwillige soziale Aufwendungen: Aufmerksamkeiten oder Arbeitslohn

Bei freiwilligen sozialen Aufwendungen ist zunächst einmal zu differenzieren, ob es sich um Arbeitslohn handelt oder um sog. Aufmerksamkeiten im Sinne der R 19.6 LStR. Zu den Aufmerksamkeiten im lohnsteuerlichen Sinne zählen z.B. Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt, darüber hinaus Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60,00 Euro, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses zuwendet. Zur lohnsteuerlichen Bemessungsgrundlage gehört auch die Umsatzsteuer. In diesen Fällen liegt kein Arbeitslohn vor, so dass entsprechend weder lohnsteuerliche noch sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen gezogen werden müssen.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Betrag in Höhe von 60 Euro um eine Freigrenze handelt. In diesem Zusammenhang ist bei höheren Beträgen der Gesamtbetrag und nicht nur der übersteigende Betrag der Lohnversteuerung zu unterwerfen.

Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers

Das gleiche gilt für Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Hierbei handelt es sich um Leistungen des Arbeitgebers, die aus einer betriebsfunktionalen Zielsetzung heraus geleistet werden. Ziel ist es hierbei nicht, den Arbeitnehmer zu entlohnen. Dies gilt z.B. bei der Zurverfügungstellung von betrieblichen Parkplätzen oder bei der Übernahme von Kosten für die Fort-und Weiterbildung der Arbeitnehmer.

Arbeitslohn

Wenn es sich bei den Zuwendungen des Arbeitgebers im weitesten Sinne um Gegenleistungen des Arbeitgebers für die Zurverfügungstellung der Arbeitskraft der Arbeitnehmer handelt, liegt grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.

Eine Lohnversteuerung bzw. Verbeitragung zur Sozialversicherung kann unterbleiben, wenn eine Steuerbefreiungsvorschrift zur Anwendung kommt, z.B. die Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 Euro monatlich (§ 8 Absatz 2 Satz 11 EStG) oder der Rabattfreibetrag (§ 8 Absatz 3 EStG).

Soweit keine Steuerbefreiungsvorschrift zur Anwendung kommt, handelt es sich entsprechend um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der entweder der Regelversteuerung oder der Pauschalversteuerung zu unterwerfen ist. Vorteil der Pauschalversteuerung ist, dass die Steuerabzugsbeträge nicht vom Arbeitnehmer, sondern vom Arbeitgeber getragen werden können und bei einer Pauschalversteuerung nach Maßgabe vom § 40 Absatz 2 EStG keine Verbeitragung zur Sozialversicherung durchgeführt werden muss. Bei einer Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ist hingegen stets eine Verbeitragung zur Sozialversicherung durchzuführen.

Voraussetzungen für die Pauschalversteuerung

Bitte beachten Sie, dass in einigen Fällen die Anwendung der Pauschalversteuerung an bestimmte Voraussetzungen geknüpft ist. z.B. die sog. Zusätzlichkeitsvoraussetzung bei der Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten (z.B. Notebook, Tablet, Smartphone). So ist zwingende Voraussetzung für die Anwendung dieser Pauschalierungsvorschriften, dass es sich um Leistungen des Arbeitgebers handelt, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn des Arbeitnehmers gewährt werden. Diese Regelung ist umstritten und daher beim Bundesfinanzhof anhängig.

Fortsetzung folgt!

Der Autor:

Volker Hartmann

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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§ 8 – Einnahmen
(1) Einnahmen sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer der Einkunftsarten des § 2 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 bis 7 zufließen.
(2) 1Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge), sind mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen. 2Für die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zu privaten Fahrten gilt § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 entsprechend. 3Kann das Kraftfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich der Wert in Satz 2 für jeden Kalendermonat um 0,03 Prozent des Listenpreises im Sinne des § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. 4Der Wert nach den Sätzen 2 und 3 kann mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Teil der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen angesetzt werden, wenn die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. 5Die Nutzung des Kraftfahrzeugs zu einer Familienheimfahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ist mit 0,002 Prozent des Listenpreises im Sinne des § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 für jeden Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstands und dem Beschäftigungsort anzusetzen; dies gilt nicht, wenn für diese Fahrt ein Abzug von Werbungskosten nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 Satz 3 und 4 in Betracht käme; Satz 4 ist sinngemäß anzuwenden. 6Bei Arbeitnehmern, für deren Sachbezüge durch Rechtsverordnung nach § 17 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch Werte bestimmt worden sind, sind diese Werte maßgebend. 7Die Werte nach Satz 6 sind auch bei Steuerpflichtigen anzusetzen, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen. 8Die oberste Finanzbehörde eines Landes kann mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen für weitere Sachbezüge der Arbeitnehmer Durchschnittswerte festsetzen. 9Sachbezüge, die nach Satz 1 zu bewerten sind, bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.
(3) 1Erhält ein Arbeitnehmer auf Grund seines Dienstverhältnisses Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden und deren Bezug nicht nach § 40 pauschal versteuert wird, so gelten als deren Werte abweichend von Absatz 2 die um 4 Prozent geminderten Endpreise, zu denen der Arbeitgeber oder der dem Abgabeort nächstansässige Abnehmer die Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. 2Die sich nach Abzug der vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile sind steuerfrei, soweit sie aus dem Dienstverhältnis insgesamt 1 080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.
() Fußnote § 8: Zur Anwendung vgl. § 52 Abs. 23c
§ 40 – Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen
(1) 1Das Betriebsstättenfinanzamt (§ 41a Absatz 1 Satz 1 Nummer 1) kann auf Antrag des Arbeitgebers zulassen, dass die Lohnsteuer mit einem unter Berücksichtigung der Vorschriften des § 38a zu ermittelnden Pauschsteuersatz erhoben wird, soweit
1
von dem Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt werden oder
2
in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzuerheben ist, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat.2Bei der Ermittlung des Pauschsteuersatzes ist zu berücksichtigen, dass die in Absatz 3 vorgeschriebene Übernahme der pauschalen Lohnsteuer durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer eine in Geldeswert bestehende Einnahme im Sinne des § 8 Absatz 1 darstellt (Nettosteuersatz). 3Die Pauschalierung ist in den Fällen des Satzes 1 Nummer 1 ausgeschlossen, soweit der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer sonstige Bezüge von mehr als 1 000 Euro im Kalenderjahr gewährt. 4Der Arbeitgeber hat dem Antrag eine Berechnung beizufügen, aus der sich der durchschnittliche Steuersatz unter Zugrundelegung der durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und der durchschnittlichen Jahreslohnsteuer in jeder Steuerklasse für diejenigen Arbeitnehmer ergibt, denen die Bezüge gewährt werden sollen oder gewährt worden sind.
(2) 1Abweichend von Absatz 1 kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit er
1
arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt. 2 Voraussetzung ist, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind,
2
Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt,
3
Erholungsbeihilfen gewährt, wenn diese zusammen mit Erholungsbeihilfen, die in demselben Kalenderjahr früher gewährt worden sind, 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden,
4
Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Tätigkeit im Sinne des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 bis 4 zahlt, soweit diese die dort bezeichneten Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen,
5
den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Personalcomputer übereignet; das gilt auch für Zubehör und Internetzugang. 2 Das Gleiche gilt für Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung gezahlt werden.2Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 15 Prozent für Sachbezüge in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheben, soweit diese Bezüge den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 und Absatz 2 als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn die Bezüge nicht pauschal besteuert würden. 3Die nach Satz 2 pauschal besteuerten Bezüge mindern die nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 und Absatz 2 abziehbaren Werbungskosten; sie bleiben bei der Anwendung des § 40a Absatz 1 bis 4 außer Ansatz.
(3) 1Der Arbeitgeber hat die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen. 2Er ist Schuldner der pauschalen Lohnsteuer; auf den Arbeitnehmer abgewälzte pauschale Lohnsteuer gilt als zugeflossener Arbeitslohn und mindert nicht die Bemessungsgrundlage. 3Der pauschal besteuerte Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer bleiben bei einer Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz. 4Die pauschale Lohnsteuer ist weder auf die Einkommensteuer noch auf die Jahreslohnsteuer anzurechnen.
() Fußnote § 40: Zur Anwendung vgl. § 52 Abs. 52a
§ 37b – Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen
(1) 1Steuerpflichtige können die Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten
1
betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, und
2
Geschenke im Sinne des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1,die nicht in Geld bestehen, mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent erheben. 2Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen des Steuerpflichtigen einschließlich Umsatzsteuer; bei Zuwendungen an Arbeitnehmer verbundener Unternehmen ist Bemessungsgrundlage mindestens der sich nach § 8 Absatz 3 Satz 1 ergebende Wert. 3Die Pauschalierung ist ausgeschlossen,
1
soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder
2
wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendungden Betrag von 10 000 Euro übersteigen.
(2) 1Absatz 1 gilt auch für betrieblich veranlasste Zuwendungen an Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen, soweit sie nicht in Geld bestehen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. 2In den Fällen des § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 8, Absatz 3, § 40 Absatz 2 sowie in Fällen, in denen Vermögensbeteiligungen überlassen werden, ist Absatz 1 nicht anzuwenden; Entsprechendes gilt, soweit die Zuwendungen nach § 40 Absatz 1 pauschaliert worden sind. 3§ 37a Absatz 1 bleibt unberührt.
(3) 1Die pauschal besteuerten Sachzuwendungen bleiben bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers außer Ansatz. 2Auf die pauschale Einkommensteuer ist § 40 Absatz 3 sinngemäß anzuwenden. 3Der Steuerpflichtige hat den Empfänger von der Steuerübernahme zu unterrichten.
(4) 1Die pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer und ist von dem die Sachzuwendung gewährenden Steuerpflichtigen in der Lohnsteuer-Anmeldung der Betriebsstätte nach § 41 Absatz 2 anzumelden und spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des für die Betriebsstätte maßgebenden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. 2Hat der Steuerpflichtige mehrere Betriebsstätten im Sinne des Satzes 1, so ist das Finanzamt der Betriebsstätte zuständig, in der die für die pauschale Besteuerung maßgebenden Sachbezüge ermittelt werden.