Hohe Anforderung an Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfung

dasFiBuWissen-News [ Stand: 09.07.2018 ]
Autor: Online-Redaktion Verlag Dashöfer
Quelle: GRP Rainer LLP, Rechtsanwälte und Steuerberater
Formelle Fehler können bei einer Betriebsprüfung zu Steuerschätzungen führen. Daher sollte großer Wert auf eine korrekte Verfahrensdokumentation gelegt werden.
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Für kleine und mittelständische Betriebe gelten seit dem 1. Januar 2017 die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ebenso wie für Konzerne, erklärt die Kanzlei GRP Rainer Rechtsanwälte. Nach einem Erfahrungsbericht der Wirtschaftskanzlei werden die Gefahren durch eine fehlerhafte Verfahrensdokumentation nach wie vor unterschätzt. Dabei zeichne sich eine Tendenz ab, dass Betriebsprüfer auch vermehrt nach formellen Fehlern suchen.

Im Ergebnis können diese formellen Fehler zu unerfreulichen Steuerschätzungen durch das Finanzamt führen. Dieses Risiko ist besonders bei bargeldintensiven Betrieben groß, wie ein Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29. März 2017 (Az.: 7 K 3675/13) zeigt.

In dem zu Grunde liegenden Fall kam es beim Betreiber zweier Friseursalons zu einer Betriebsprüfung. Seine Bareinnahmen erfasste der Friseur über eine PC-gestützte Kassensoftware, die auch noch weitere Funktionen wie Terminverwaltung oder Kundenkartei verfügte. Im Rahmen der Betriebsprüfung konnte er keine Programmierprotokolle für die Kasse vorlegen, was letztlich zu einer Hinzuschätzung bei den Umsätzen und Gewinnen führte.

Der Friseur klagte gegen die Steuerschätzung und berief sich u.a. darauf, dass sein Kassensystem nicht manipulierbar sei und daher auch keine Schätzungsbefugnis bestehe. Letztlich konnte er aber nur eine Kürzung der Hinzuschätzungen erreichen. Denn nach Einholung eines Sachverständigengutachtens kam das FG Münster zu der Überzeugung, dass auch dieses Kassensystem – wenn auch schwierig – zu manipulieren sei. Eine vollständige Erfassung aller Einnahmen sei auch durch diese Software nicht gewährleistet. Die Kassenführung war daher nicht ordnungsgemäß und das Fehlen der Programmierprotokolle stelle einen gewichtigen formellen Fehler dar, so das Gericht. Dieser Mangel rechtfertige zumindest bei bargeldintensiven Betrieben die Hinzuschätzung.

Grundsätzlich ist bei digitalen Systemen eine umfassende Verfahrensdokumentation notwendig, da eine unzureichende Dokumentation als formeller Fehler gewertet werden kann. Bei Fragen zur Verfahrensdokumentation und Betriebsprüfung sind im Steuerrecht erfahrene Rechtsanwälte kompetente Ansprechpartner.