Geburtstagsfeier in der Firma als Werbungkosten absetzbar

dasFiBuWissen-News [ Stand: 24.07.2018 ]
Autor: Online-Redaktion Verlag Dashöfer
Quelle: Lohnsteuerhilfe Bayern e.V.
In den meisten Firmen ist es üblich, dass ein Arbeitnehmer anlässlich seines Geburtstags für die Kollegen und Vorgesetzen eine Verpflegung stellt. Seit einem Urteil von 2016 lässt der BFH nun eine Absetzung dieser Kosten zu.

Ob selbstgebackene Geburtstagstorte, Häppchen oder eine Runde Leberkäs-Semmeln vom Metzger, die Kosten einer dienstlichen Geburtstagsfeier waren lange nicht als Werbungskosten absetzbar, da solche Bewirtungen den gesellschaftlichen Gepflogenheiten zugeordnet wurden. Aber der BFH lässt es seit einem Urteil von 2016 zu und erkennt betriebliche Bräuche an.

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Trotz des vornehmlich privaten Anlasses können die Kosten einer betrieblichen Geburtstagsfeier in vollem Umfang als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn ein klarer Zusammenhang zwischen dem Aufwand und den Einkünften besteht. Daher muss jeder, der die Kosten seiner betrieblichen Geburtstagsfeier im Rahmen der Einkommensteuererklärung abziehen möchte, dem Finanzamt plausibel darlegen, dass der gesamten Ausrichtung seiner Feier berufsbezogene oder betriebliche Sachverhalte zugrunde liegen.

Diese Kriterien sprechen für die steuerliche Absetzbarkeit von Geburtstagsfeiern

  • Neben dem Geburtstag als Anlass muss es weitere berufsbezogene Gründe, wie das berufliche Netzwerk auszubauen oder das Betriebsklima zu pflegen, geben.
  • Die Gäste stammen ausschließlich aus dem betrieblichem Umfeld. Familie und Freunde werden nicht eingeladen.
  • Die Gäste werden nicht ausgesucht, sondern umfassen eine gesamte betriebliche Einheit, wie Abteilung, Division, Sparte. Auch eine Einladung aller Auszubildenden oder aller Außendienstmitarbeiter usw. ist akzeptiert.
  • Die Sekretärin oder Kollegen werden in die Organisation miteingebunden und der Arbeitgeber hat seine Zustimmung zur Feier erteilt.
  • Als Veranstaltungsort werden Räume auf dem Betriebsgelände genutzt, wie Besprechungszimmer, Seminarräume oder Pausenräume.
  • Die Veranstaltung findet überwiegend während der Arbeitszeit statt.
  • Die Kosten liegen in einem angemessenen Rahmen.

Ein No-Go ist es, wenn Vertreter aus Politik, Presse, oder andere Repräsentanten außerhalb der Firma eingeladen werden. Das spricht dann für eine gesellschaftlich repräsentative und nicht betrieblich begründete Feier bei Angestellten. Hierbei gelten beim Werbungskostenabzug andere Regeln. Der umgekehrte Fall, in dem ein berufliches Ereignis, wie eine Beförderung, im privaten Kreis mit nur privaten Gästen gefeiert wird, ist keinesfalls steuerlich absetzbar.

Durchdachte Planung und Dokumentation helfen

Letztendlich obliegt es dem Finanzamt, anhand der Umstände im einzelnen Fall zu entscheiden, ob eine Anerkennung als Betriebsfeier stattfindet. Da die Beweislast beim Einreicher liegt, wird eine gute Planung und Dokumentation der Feier gegenüber dem Finanzamt empfohlen. Dazu zählen die Einladungen und die Gästeliste, die z. B. idealerweise per Email verschickt werden. Die Catering-Kosten müssen selbstverständlich mit einer Rechnung belegt werden. Auch offizielle Fotos von Seiten des Arbeitgebers können hilfreich sein, um sich von einer privaten Party abzugrenzen.