Aufbewahrungspflichten und -fristen - was sagt der Fiskus dazu?

dasFiBuWissen-News [ Stand: 01.03.2016 ]
Autor: Online-Redaktion Verlag Dashöfer
Quelle: Steuerberaterkammer München
Häufig zum Jahreswechsel besteht das Bedürfnis, sich alter, nicht mehr benötigter Unterlagen zu entledigen, um Platz für Neues zu schaffen. Aber Vorsicht: Einfach entsorgen geht nicht, denn da hat u.a. der Fiskus ein Wörtchen mitzureden.

So sind insbesondere Kaufleute verpflichtet, eine ganze Reihe von unternehmensrelevanten Vorgängen über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu archivieren, aber auch für Freiberufler, Gewerbetreibende und Privatpersonen gibt es Aufbewahrungsfristen, die berücksichtigt werden müssen.

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Aufbewahrungspflichtige und -fristen

Kaufleute und andere unternehmerisch Tätige sind verpflichtet, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, um einzelne Geschäftsvorfälle als Basis für den Jahresabschluss zu erfassen bzw. derartige Unterlagen zwecks Überprüfungsmöglichkeit durch Dritte aufzubewahren. Dabei gehen die Bestimmungen des Steuerrechts zum Teil über die des gültigen § 257 Handelsgesetzbuch, HGB, hinaus. Und zwar sowohl hinsichtlich des Umfanges als auch des betroffenen Personenkreises. So muss zunächst jeder Unternehmer nach § 14b Umsatzsteuergesetz, UStG, auch wenn er keine Gewinneinkünfte bezieht oder steuerpflichtige Umsätze tätigt, erhaltene oder ausgestellte Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Ein Verstoß gegen diese spezielle Aufbewahrungspflicht kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro pro Fall geahndet werden.

Eine weitere Aufbewahrungspflicht besteht für Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte über 500.000 Euro beziehen. Die Unterlagen und Aufzeichnungen für diese Einkünfte (Einnahmen und Werbungskosten) sind in aller Regel sechs Jahre aufzubewahren.

Auch für Nichtunternehmer, also Privatleute oder für den nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmens gelten Aufbewahrungsregeln, beispielsweise für erhaltene Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, die mit steuerpflichtigen Werklieferungen oder Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen. Für derartige Belege beträgt die Aufbewahrungspflicht mindestens zwei Jahre und bei Nichtbeachtung kann eine Geldbuße bis 500 Euro drohen. Wichtig für den leistenden Unternehmer: Er muss in seiner Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen.

Weitere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können sich individuell aus branchenspezifischen Regelungen ergeben. Aber auch für die Durchsetzung eigener Interessen, wie zum Beispiel Gewährleistungsansprüchen, oder der Vermeidung von Haftungsrisiken kann es sinnvoll sein, weitere Unterlagen – wie etwa den Einzahlungsbeleg für das Stammkapital einer Kapitalgesellschaft - unabhängig von den gängigen Fristen im Original aufzubewahren.

Welche Unterlagen sind von den Aufbewahrungsfristen betroffen?

Steuerrechtlich werden die im Handelsrecht gültigen Regelungen weitestgehend auf die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten übertragen, können aber zum Teil auch weiterreichend sein. Das bedeutet in der Praxis, dass beispielsweise über die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und diverse weitere Unterlagen hinaus auch Geschäftsbriefe, Protokolle, Zollanmeldungen etc. von den Aufbewahrungspflichten betroffen sind. Wegen der Vielzahl der Einzelnachweise empfiehlt es sich, sehr genau und individuell zu prüfen, welche Belege der zehn- beziehungsweise sechsjährigen Aufbewahrungspflicht zuzuordnen sind. Abweichungen zwischen Handels- und Steuerrecht ergeben sich beispielsweise durch die mit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz eingeführte Vorschrift zur Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars für einen definierten Personenkreis. Danach brauchen Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben, die diesbezüglichen Vorschriften des HGB (§ 238 bis 241) nicht anzuwenden. Wohl aber sind all die steuerrelevanten Unterlagen für den Fiskus aufzubewahren, die mit Umsätzen und Gewinnerzielung zu tun haben.

Anforderungen an die Aufbewahrung von Steuerunterlagen

Zu beachten ist grundsätzlich, dass steuerrechtlich die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, solange die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuer nicht abgelaufen ist. Der Fiskus verlangt, dass die Unterlagen geordnet abgelegt werden. Ein konkretes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben, wohl aber wird erwartet, dass im Fall der Prüfung nach systematischen Kriterien, z. B. nach Sachgebieten und/oder chronologisch vorgegangen werden kann. Die Finanzverwaltung hat ihre Vorstellungen von der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) formuliert. Diese sind zwar rechtlich nur für die Verwaltung bindend, sollten aber in jedem Fall beachtet werden. In aller Regel wird eine Lagerung der Unterlagen im Inland, also im Geltungsbereich der Abgabenordnung steuerrechtlich gefordert. Die elektronische Buchführung im Ausland ist neuerdings zwar möglich, allerdings an bestimmte Voraussetzungen, wie einen vorherigen Antrag bei der Finanzverwaltung, gebunden.


§ 257 – Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2
die empfangenen Handelsbriefe,
3
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4
Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten
1
mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
§ 14b – Aufbewahrung von Rechnungen
(1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt. Die Sätze 1 bis 3 gelten auch
1
für Fahrzeuglieferer (§ 2a);
2
in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 schuldet, für den letzten Abnehmer;
3
in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Absatz 5 schuldet, für den Leistungsempfänger.In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre gemäß den Sätzen 2 und 3 aufzubewahren, soweit er
1
nicht Unternehmer ist oder
2
Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.
(2) Der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufzubewahren. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren. Der Unternehmer hat dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitzuteilen, wenn er die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt. Der nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat den Aufbewahrungsort der nach Absatz 1 aufzubewahrenden Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland zu bestimmen. In diesem Fall ist er verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und Datenträger unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann das Finanzamt verlangen, dass er die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt.
(3) Ein im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete einen Wohnsitz, seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Zweigniederlassung hat.
(4) Bewahrt ein Unternehmer die Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet elektronisch auf, können die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden. Es muss sichergestellt sein, dass die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen unverzüglich über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können.
(5) Will der Unternehmer die Rechnungen außerhalb des Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahren, gilt § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung.