5 Praxistipps für Investitions-Controlling in KMU

dasFiBuWissen-News [ Stand: 15.05.2018 ]
Autor: Online-Redaktion Verlag Dashöfer
Quelle: Treuenfels BMB GmbH
Starre Planungsvorgaben und noch mehr administrativer Aufwand für das Controlling und die Mitarbeiter? Das muss nicht sein. Mit diesen Praxistipps können kleine und mittelständische Unternehmen die Wirtschaftlichkeit von Investitionen sicherstellen und Stolpersteine im Investitions-Controlling umgehen.
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Unternehmenssteuerung anhand operativer Kennzahlen

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1. Investitionen strategisch einbinden und bewerten

Ersatzinvestitionen für bestehende Anlagen, Neuinvestitionen oder strategische Chancen in einem neuen Markt: Da die für Investitionen zur Verfügung stehenden Mittel in aller Regel begrenzt sind, sollten Investitionen schon in die strategische Jahresplanung aufgenommen werden. Investitions-Controlling hilft bei der Auswahl und Priorisierung der besten Alternativen. Auch bei der Masterflex Gruppe in Gelsenkirchen nimmt der Vorstand die Investitionsbewertung im Rahmen der strategischen Planung vor. „Da wir unser Kapital möglichst effizient und gut allokieren wollen, sind bei uns zwei Kennzahlen wesentlich, das sind die Amortisationszeit und die Internal Rate of Return (IRR)“, erläutert Thomas Kämpf, Leiter M&A / Konzerncontrolling bei der Masterflex-Gruppe. Ob man die Investitionsvorhaben nach Amortisationsdauer, internem Zinsfuß oder Barwert einstuft, ist letztlich von den Gewohnheiten des jeweiligen Unternehmens abhängig. Sinnvoll ist eine mehrdimensionale Betrachtung, die auch Finanzierungsfragen, Umsetzungsdauer und die strategische Ausrichtung einfließen lässt.

2. Vor Umsetzung detaillierten Investitionsantrag stellen

Nicht alle geplanten Investitionen werden tatsächlich so umgesetzt, einige Investitionen sind im Vorfeld nicht absehbar. Die Masterflex-Gruppe bewahrt ihre Flexibilität, indem die jeweiligen Abteilungen erst direkt vor der Investition den Antrag stellen. „Wir vermeiden zudem bewusst ein operatives Klein-Klein der Rechnungen und Projekte, indem wir eine Größenordnung festgelegt haben, unterhalb derer keine Anträge notwendig sind. Die Entscheidungshoheit liegt dann bei den Abteilungsverantwortlichen“, erläutert Thomas Kämpf. Für die Anträge hat das Controlling eine einheitliche Struktur auf einem verbindlichen Template mit den festgelegten Kennzahlen Amortisationsdauer sowie Internal Rate of Return (IRR) festgelegt. „Die Risikoabschätzung nehmen wir dann konkret und spezifisch für die jeweilige Investition vor.“ Für Kämpf besteht die besondere Herausforderung darin, jede Investition in Zahlen zu fassen „Beispielsweise kann man Investitionen in die Arbeitssicherheit schwer in eine Kennzahl übersetzen. In diesen Fällen muss man auch einmal ohne leben“, so der Controlling-Leiter.

3. Investitionsprozess begleiten und nachverfolgen

Beim Investitions-Controlling geht es nicht allein um die strategische Einbettung und Bewertung, sondern in der Folge auch um die Überprüfung der Investition. „Bei Masterflex erfassen wir alle Investitionsanträge in einer fortlaufenden Liste mit jeweiligem Bearbeitungsstart und geplantem Enddatum“, erläutert Kämpf. Damit haben Controlling und Unternehmensleitung einen Überblick über die Projekte, an denen gearbeitet wird. „Bei Kostenabweichung von mehr als 10 Prozent wird das Controlling informiert und wir schauen gemeinsam auf das Projekt. Bei größeren Budgetüberschreitungen muss notfalls auch ein neuer Investitionsantrag gestellt werden. Die Ergebnisse der Investitionskontrolle sind wichtig für das laufende Investitionsprojekt und für Folge-Investitionsprojekte“, sagt Thomas Kämpf.

4. Fehlerquellen minimieren

Basieren Investitionsplanungen rein auf Kostenschätzungen, so kann es bei der Umsetzung schnell zu unangenehmen Überraschungen kommen. Thomas Kämpf rät, bei größeren Vorhaben einen mehrstufigen Prozess durchzuführen. „Für unsere Standorterweiterung haben wir beispielsweise im ersten Schritt zunächst Evaluierungskosten und dann im zweiten Schritt eine Detailplanung freigegeben. So hatten wir für die Realisierungskosten bereits einen sehr präzisen Wert.“ Zudem empfiehlt der erfahrene Controller, die Umsatzerwartung für eine Investition nicht zu hoch anzusetzen und eine detaillierte Risikoabschätzung vorzunehmen. „Abteilungen kalkulieren gerne einmal optimistischer, weil sie sich dadurch bessere Chancen für die Freigabe ihrer Investition erhoffen. Diesen Effekt hebelt man sehr gut aus, wenn eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Controlling und Fachabteilungen besteht.“

5. Controlling-Abteilung als Sparrings-Partner

Erfolgreiches Investitions-Controlling lebt von der engen Zusammenarbeit zwischen dem Controlling und den Fachverantwortlichen. Nach den Erfahrungen von Thomas Kämpf ist es von zentraler Bedeutung, bei den Beschäftigten das entsprechende Mindset und ein vertrauensvolles Arbeitsklima zu schaffen. „Das beste Investitions-Controlling ist, bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Verständnis für die Sinnhaftigkeit von Investitionen zu erzeugen.“ Die Controlling-Abteilung sollte dabei von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht nur als Kontrollinstanz wahrgenommen werden, sondern auch als Partner und Coach, beispielsweise bei der Investitionsberechnung.